Esta semana la DIAN realizó un anuncio doblemente sorprendente: que tres años después del decreto 2242, había emitido su primera factura electrónica. Ver noticia
Para comenzar, el anuncio es sorprendente porque muchos no se imaginaban que la DIAN – al igual que todas las empresas por ella regidas – también declara IVA.
Pero igualmente sorprendente, es que siendo el artífice del sistema de factura electrónica, apenas haya podido implementarla a escasas 2 semanas de que venciera el plazo y se expusiera a una sanción (y en ese caso no tendría a quién recurrir pidiendo clemencia).
Sus ingenieros deben haber deseado pedir la prórroga que si pidieron más de 1000 grandes contribuyentes, que desde antes del 30 de junio ya habían reconocido que no alcanzarían a implementarla a tiempo.
Esa prórroga salvadora la solicitaron grandes empresas, con grandes capitales y grandes presupuestos en tecnología. Incluso proveedores tecnológicos de factura electrónica pidieron cacao porque no iban a alcanzar a facturar dentro del plazo inicial del 1 de septiembre.
¿Significa de esto que sí las empresas más grandes no han podido implementar la factura electrónica, para las más pequeñas va a ser aún más difícil?
Posiblemente no.
Paradójicamente es para estas empresas más grandes y plenas de recursos que la factura electrónica representa un mayor desafío. Entre las numerosas razones para ello vamos a examinar tres factores que hacen difícil para las grandes empresas implementar la facturación electrónica, pero que muy probablemente, para las empresas más pequeñas no sean tan relevantes y para ellas sea más fácil dar el salto tecnológico y organizacional.
1. La naturaleza de la factura electrónica
Este factor afecta por igual a grandes y pequeñas empresas. A diferencia de otras implementaciones de software, la facturación electrónica es un sistema integral que exige la unión de conocimientos en diferentes áreas, como la contaduría, el derecho, la administración y la informática, que generalmente no son dominados por una sola persona o departamento y requieren equipos interdisciplinarios, con un tipo especial de liderazgo muy capacitado para poderlos sacar adelante.
En la mayoría de proyectos en una organización quien ejerce de líder puede incluso darse el lujo de no saber mucho sobre la materia y limitarse a delegar las tareas a sus subalternos. Pero, por la complejidad de la factura electrónica, el líder necesita saber todo de todo para poder coordinar los esfuerzos y solucionar los innumerables problemas que deberán sortear.
2. La complejidad de las organizaciones
Algunas empresas grandes contribuyentes tienen un modelo simple de negocios donde generan muchos ingresos dedicándose a una sola actividad empresarial. Sin embargo, en la mayoría de los casos las grandes empresas desempeñan diferentes actividades, en diferentes sedes, como si tuvieran otras empresas dentro de la empresa, cada una con su propia estructura organizacional, ubicación geográfica e incluso diferentes sistemas informáticos.
Por la forma en que ha sido mandado el sistema en Colombia, la empresa con todas sus empresas internas, debe iniciar a facturar electrónicamente el mismo día. se ha de imaginar la dificultad para coordinar todas las unidades de negocio y las diferentes sedes para que salten al nuevo sistema al tiempo y como los retrasos son inevitables mientras unas partes de la empresa esperan a las otras.
3. La complejidad de los sistemas informáticos
A diferencia de las empresas pequeñas – que pueden incluso operar sin necesidad de un sistema informático – las grandes empresas suelen tener sistemas de los cuales depende su operación, muchas veces desarrollados al interior de la compañía, por personal que ya no labora en ella y que no fue diseñado para cambios tecnológicos de la magnitud de la factura electrónica. Estos sistemas son tan complejos que cualquier cambio debe estudiarse con mucho cuidado, para no afectar la funcionalidad de la cual depende la organización.
A esto se suma que no es fácil conseguir personal de desarrollo que al mismo tiempo domine tecnologías antiguas – como las que suelen tener implementadas las empresas – y tecnologías nuevas – como las que requiere la factura electrónica.
¿Hay esperanza?
Para estas empresas que aún están luchando con la implementación no habría mejor noticia que la DIAN les permitiera operar simultaneamente el sistema tradicional y el electrónico, y así poder realizar gradualmente el cambio en sus estructuras internas.
Pero mientras esto sucede, sus pocas opciones incluyen destinar más personal y más tiempo a los proyectos de implementación. Pero aún así, puede tomar tiempo para que se capaciten lo suficiente en las habilidades técnicas requeridas y logrén capacitar a sus compañeros para realizar el cambio en las operaciones de la empresa.
De otro lado, existen expertos que han realizado implementaciones exitosas, gracias a que poseen los conocimientos contables, legales, informáticos y sobre todo los gerenciales. Lamentablemente son muy pocos todavía en el país, pero han ido aumentado a medida que más empresas culminan sus procesos de implementación. Solo esperamos que le oferta de estos expertos sea suficiente para la cantidad de empresas que gracias a la obligación legal lo requieren.
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