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¿Cuándo se entiende emitida una factura electrónica?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, precisa a los facturadores electrónicos, a los proveedores tecnológicos y a los sujetos que han recibido factura electrónica que, la misma se entiende emitida al momento en que se entrega al adquirente.

Si bien es cierto, la factura electrónica vigente en este momento (artículos 1.6.1.4. 1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016), debe ser enviada por el responsable a la administración tributaria dentro de las cuarenta y ocho (48) horas posteriores a su entrega.

Este procedimiento es una obligación que no afecta la validez de la factura previamente emitida, razón por la cual, los inconvenientes surgidos por el represamiento de las facturas enviadas a la entidad, no afectan de manera alguna la idoneidad que la factura electrónica posee en los términos del artículo 771-2 del Estatuto Tributario (Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables), siempre que sea emitida con el cumplimiento de los requisitos consagrados en la normatividad vigente.

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Ver comunicado de prensa DIAN

A partir de mayo de 2019 y hasta agosto de 2020 las empresas deberán implementar la factura electrónica, según los primeros dígitos de su código CIIU

Aquí la resolución 000020 del 26 de Marzo de 2019

Tomado de
https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-Comunicado-de-Prensa-039.aspx

Son válidos los tiquetes POS como soporte de deducciones?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- emitió, el 27 de febrero de 2019, concepto relacionado con el Documento Equivalente POS, como documento soporte para solicitar costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta e impuesto descontable en el Impuesto sobre las Ventas.

En el Concepto del 27 de febrero de 2019, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, considero que: “conforme lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, dado que a la fecha aún no se ha expedido decreto reglamentario, se siguen las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018. Esto significa que hoy, el documento equivalente POS tiene plena validez para solicitar costos y deducciones en el Impuestos sobre la Renta, lo mismo que Impuestos descontables en el Impuestos sobre las Ventas, y será así hasta tanto se reglamente la materia; sin perjuicio de la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.»

Doctrina

Banco de datos:                                         Procedimiento tributario
Descriptores:                                              Factura de Venta – Aceptación
Año:                                                              2019
Tipo de norma:                                           Concepto
Número de la norma:                                004922
Fecha de emisión:                                      27/02/2019
Nombre documento:                                 100208221-477
Nota: conceptos relacionados:                004920, 004918 004924, 004923, 004903, 004908, 004905, 004904
Número de problema:
Problema jurídico:
Tesis jurídica:
Fuentes formales:                                     Artículos 615, 616-1 y 618 del Estatuto Tributario. Artículos 1.6.1.4.1 al 1.6.1.4.25 del Decreto 1625 de 2016

Interpretación Legal: De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

En consecuencia, no corresponde a la Subdirección de Normativa y Doctrina conceptuar sobre normas que corresponden a la competencia de otros entes del Estado, ni resolver problemas específicos de asuntos particulares.

Así mismo, el artículo 113 de la Ley 1943 de 2018 establece que los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica o la Subdirección de Gestión de normativa y doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituyen interpretación oficial para los empleados públicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; por lo tanto, tendrán carácter obligatorio para los mismos.

Los contribuyentes solo podrán sustentar su actuación en la vía gubernativa y en la jurisdiccional con base en la Ley.

La consulta: Solicita aclaración respecto del parágrafo 4o adicionado al artículo 616-1 del Estatuto Tributario, mediante el artículo 16 de la Ley 1943 de 2018.

Pregunta:

(i) ¿Este apartado aplica desde qué fecha?
(ii) ¿No puede recibir facturas POS si necesita deducciones o deducibles en IVA?
(iii) ¿Si la factura POS cumple con el lleno de requisitos y viene con una autorización de facturación, es válida?

Respuesta:

La factura de talonario (o de papel) y la factura electrónica son para todos los efectos una factura de venta. (Inciso segundo, artículo 616 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016). La factura de venta debe llenar los siguientes requisitos: … b) Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor; c) Apellidos, nombre o razón social y NIT, del adquirente de los bienes y servicios, junto con el IVA pagado; d) Llevar un documento que corresponda a un sistema consecutivo de facturas de venta; e) Fecha de expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor de la operación…”.(Artículo 617 del Estatuto Tributario, creado por el Decreto Extraordinario 2503 de 1987).

Los documentos equivalentes a la factura de venta son aquellos que señala el gobierno nacional, en los que se encuentran: 1) Los tiquetes de máquinas registradoras; 2) Las boletas de ingreso a espectáculos públicos; 3) Los tiquetes de trasporte de pasajeros; 4) Recibos de pago matrículas o pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno; 5) Pólizas de seguros, títulos de capitalización y respectivos comprobantes de pago; 6) Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías; 7) Tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros. (Inciso tercero, artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016. Copilados en el Artículo 1.6.4.24 del Decreto Único Reglamentario, antes de la expedición de la Ley 1819 de 2016).

Los documentos equivalentes a la factura deben cumplir como mínimo: “1. Máquinas registradoras a) Máquinas registradoras con sistema POS Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos: 1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio. 2. Número consecutivo de la transacción. 3. Fecha de la operación. 4. Descripción de los bienes o servicios. 5. Valor total de la transacción(…).” (Artículo 1.6.1.4.25 del Decreto Único Reglamentario, según copilación antes de la Ley 1819 de 2016).

Para efecto de la procedencia de costos, deducciones en el Impuesto de Renta y los impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, se requiere que se encuentren soportados con la factura de venta o documento equivalente con el cumplimiento de los requisitos señalados anteriormente del artículo 617 del Estatuto Tributario. (Artículo 771-2 del Estatuto Tributario). “Sin embargo, lo anterior no impide que la DIAN ejerza su facultad fiscalizadora para verificar la realidad de la transacción. En esa medida, debe entenderse que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario no limita la facultad comprobatoria de la Administración.

De modo que, si la Administración prueba que las transacciones, los costos y el impuesto descontable no existen, pueden ser rechazados, sin que sea suficiente que el contribuyente pretenda acreditarlos con facturas o documentos equivalentes.” (Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. C.P. Stella Jeannette Carvajal Basto. Sentencia. 28 de noviembre de 2018. Expediente.2013-00545-01 (21851) )

Ahora bien, por expresa disposición de legislador (2018), los documentos equivalentes por máquinas registradoras POS, no dan derecho impuestos descontables en el impuesto a las ventas, ni a costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y Complementarios. Así quedó plasmado en el parágrafo 4º del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, que modificó los parágrafos 1, 2 y los transitorios 1 y 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y adicionó los parágrafos 4, 5 y 6 y el parágrafo transitorio del mismo artículo, en el cual se establece: “PARÁGRAFO 4.

Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a cotos ni deducciones en el impuesto de renta. No obstante, los adquirentes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tenga derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.” Según lo dispuesto en el artículo 122 de la Ley 1943 de 2018 del 28 de diciembre de 2018, las disposiciones contenidas en la citada ley empiezan a regir a partir de su promulgación.
Esta ley fue publicada en el Diario Oficial No. 50.820 de 28 de diciembre de 2018, lo cual indica que a partir de esa fecha se entiende que las obligaciones contenidas en el artículo 16, parágrafo 4o de la Ley 1943 del 28 de diciembre de 2018, que modificó y adicionó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, se encuentran vigentes.

No obstante lo anterior, el legislador en el parágrafo transitorio del citado artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, previó un régimen de transición el cual depende de los siguientes factores:
(i) Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno nacional.
(ii) Entre tanto, se aplican las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley.
(iii) Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.11 al 1.6.4.1.1.21 del Decreto Único Reglamentario mantienen su vigencia.
(iv) A partir del primero de enero del año 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables y costos y gastos deducibles, de acuerdo con el siguiente porcentaje en el que máximo podrá soportarse sin factura electrónica: Para el año 2020 hasta el 30%, 2021 hasta el 20% y 2022 hasta el 10%.
Para efectos de la operatividad de la factura electrónica la DIAN mediante Resolución No. 000002 del 3 de enero de 2019, ha seleccionado un grupo de sujetos obligados a facturar electrónicamente. La factura electrónica de que trata la referida resolución para quienes se encuentren obligados, se deberá expedir de conformidad con lo consagrado en los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.2, del Decreto 1625 de 2916 Único Reglamentario en Materia Tributaria hasta tanto entre en vigencia la factura electrónica con validación previa.

Así las cosas, conforme a lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, dado que a la fecha aún no se ha expedido decreto reglamentario, se siguen las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018. Esto significa que hoy, el documento equivalente POS tiene plena validez para solicitar costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, lo mismo que Impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y será así hasta tanto se reglamente la materia; sin perjuicio de la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales.

Para mayor ilustración sobre la factura, puede consultar el siguiente link: https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Presentacion/Paginas/normatividad.aspx

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normatividad” – “Técnica
Fecha de publicación:
Link al documento:
Novedades:

Tomado de https://www.dian.gov.co/normatividad/doctrina/Paginas/DetalleDoctrina.aspx?DianId=43227

¿Por qué es tan difícil para algunas empresas implementar la factura electrónica?

Esta semana la DIAN realizó un anuncio doblemente sorprendente: que tres años después del decreto 2242, había emitido su primera factura electrónica.  Ver noticia
Para comenzar, el anuncio es sorprendente porque muchos no se imaginaban que la DIAN – al igual que todas las empresas por ella regidas – también declara IVA.
Pero igualmente sorprendente, es que siendo el artífice del sistema de factura electrónica, apenas haya podido implementarla a escasas 2 semanas de que venciera el plazo y se expusiera a una sanción (y en ese caso no tendría a quién recurrir pidiendo clemencia).
Sus ingenieros deben haber deseado pedir la prórroga que si pidieron más de 1000 grandes contribuyentes, que desde antes del 30 de junio ya habían reconocido que no alcanzarían a implementarla a tiempo.
Esa prórroga salvadora la solicitaron grandes empresas, con grandes capitales y grandes presupuestos en tecnología. Incluso proveedores tecnológicos de factura electrónica pidieron cacao porque no iban a alcanzar a facturar dentro del plazo inicial del 1 de septiembre.
¿Significa de esto que sí las empresas más grandes no han podido implementar la factura electrónica, para las más pequeñas va a ser aún más difícil?
Posiblemente no.
Paradójicamente es para estas empresas más grandes y plenas de recursos que la factura electrónica representa un mayor desafío. Entre las numerosas razones para ello vamos a examinar tres factores que hacen difícil para las grandes empresas implementar la facturación electrónica, pero que muy probablemente, para las empresas más pequeñas no sean tan relevantes y para ellas sea más fácil dar el salto tecnológico y organizacional.

1. La naturaleza de la factura electrónica

Este factor afecta por igual a grandes y pequeñas empresas. A diferencia de otras implementaciones de software, la facturación electrónica es un sistema integral que exige la unión de conocimientos en diferentes áreas, como la contaduría, el derecho, la administración y la informática, que generalmente no son dominados por una sola persona o departamento y requieren equipos interdisciplinarios, con un tipo especial de liderazgo muy capacitado para poderlos sacar adelante.
En la mayoría de proyectos en una organización quien ejerce de líder puede incluso darse el lujo de no saber mucho sobre la materia y limitarse a delegar las tareas a sus subalternos. Pero, por la complejidad de la factura electrónica, el líder necesita saber todo de todo para poder coordinar los esfuerzos y solucionar los innumerables problemas que deberán sortear.

2. La complejidad de las organizaciones

Algunas empresas grandes contribuyentes tienen un modelo simple de negocios donde generan muchos ingresos dedicándose a una sola actividad empresarial. Sin embargo, en la mayoría de los casos las grandes empresas desempeñan diferentes actividades, en diferentes sedes, como si tuvieran otras empresas dentro de la empresa, cada una con su propia estructura organizacional, ubicación geográfica e incluso diferentes sistemas informáticos.
Por la forma en que ha sido mandado el sistema en Colombia, la empresa con todas sus empresas internas, debe iniciar a facturar electrónicamente el mismo día. se ha de imaginar la dificultad para coordinar todas las unidades de negocio y las diferentes sedes para que salten al nuevo sistema al tiempo y como los retrasos son inevitables mientras unas partes de la empresa esperan a las otras.

3. La complejidad de los sistemas informáticos

A diferencia de las empresas pequeñas – que pueden incluso operar sin necesidad de un sistema informático – las grandes empresas suelen tener sistemas de los cuales depende su operación, muchas veces desarrollados al interior de la compañía, por personal que ya no labora en ella y que no fue diseñado para cambios tecnológicos de la magnitud de la factura electrónica. Estos sistemas son tan complejos que cualquier cambio debe estudiarse con mucho cuidado, para no afectar la funcionalidad de la cual depende la organización.
 A  esto se suma que no es fácil conseguir personal de desarrollo que al mismo tiempo domine tecnologías antiguas – como las que suelen tener implementadas las empresas – y tecnologías nuevas – como las que requiere la factura electrónica.

¿Hay esperanza?

Para estas empresas que aún están luchando con la implementación no habría mejor noticia que la DIAN les permitiera operar simultaneamente el sistema tradicional y el electrónico, y así poder realizar gradualmente el cambio en sus estructuras internas.
Pero mientras esto sucede, sus pocas opciones incluyen destinar más personal y más tiempo a los proyectos de implementación. Pero aún así,  puede tomar tiempo para que se capaciten lo suficiente en las habilidades técnicas requeridas y logrén capacitar a sus compañeros para realizar el cambio en las operaciones de la empresa.
De otro lado, existen expertos que han realizado implementaciones exitosas, gracias a que poseen los conocimientos contables, legales, informáticos y sobre todo los gerenciales. Lamentablemente son muy pocos todavía en el país, pero han ido aumentado a medida que más empresas culminan sus procesos de implementación. Solo esperamos que le oferta de estos expertos sea suficiente para la cantidad de empresas que gracias a la obligación legal lo requieren.
En Creativos Digitales contamos con la combinación de conocimientos y experiencia  que requieren los más complejos proyectos de facturación electrónica y está disponible para ayudar a su empresa.
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Imágenes cortesía de Freepik vía www.flaticon.com bajo licencia CC 3.0

Cómo facturar electrónicamente (casi) ¡GRATIS!

La pasada semana, la DIAN finalmente liberó la Solución Gratuita de Facturación Electrónica, que estaba obligada a implementar por el decreto 2242 de 2015 donde se creó el actual sistema de Facturación Electrónica.

La solución se puede usar ingresando a https://facturaciongratuita.dian.gov.co/

Para muchas empresas que no facturan con un sistema, o que por su bajo volumen de facturación no se les justifica cambiar el que tienen o contratar un proveedor tecnológico de facturación electrónica, está herramienta ofrecida por la DIAN es su mejor alternativa para cumplir la obligación.

Si bien la solución es gratuita y puede ser usada por cualquier empresa, tener acceso a ella no es un proceso precisamente simple, de hecho, es casi tan extenso y complejo como constituir una nueva empresa. Aunque la solución tiene un manual de usuario, comenzar a usarla implica completar el procedimiento previo de inscripción como facturador electrónico, que no está completamente explicado allí y va a necesitar consultar varios documentos para guiarse en cada uno de los pasos.

Adicionalmente, la solución exige tener un certificado de firma digital, que cuesta unos $200.000, pero la DIAN está entregando algunos de manera gratuita y su empresa puede ser una de las elegidas.

En FacturasYRespuestas.com hemos recopilado está breve guía, donde le damos el panorama completo del proceso. Del primer al ultimo paso pueden transcurrir días o semanas, así que es mejor hacerlo con tiempo, antes de que se venzan los plazos para su empresa.

El proceso para usar la solución de facturación gratuita de la DIAN

  1. Registrarse como Facturador Electrónico
  2. Esperar a la Resolución de habilitación (para facturadores voluntarios)
  3. Actualizar el RUT
  4. Registrarse en la Solución Gratuita de a DIAN
  5. Adquirir un Certificado de Firma Digital
  6. Solicitar un Rango de Facturación
  7. Comenzar a Facturar

Algunos de estos pasos varían si su empresa decide ser Facturador Electrónico Voluntario (aún no ha comenzado la fecha de rigor para su empresa) o si ya comenzó el plazo de obligatoriedad (Junio 30 de 2018 para Grandes Contribuyentes y Enero 1 de 2019 para las demás empresas).

1. Registrarse como facturador electrónico en el Portal de la DIAN

Este procedimiento es el mismo que tienen que seguir todas las empresas que vayan a facturar electrónicamente , independientemente de que sean grandes o pequeños contribuyentes, y del medio que usen para facturar, que puede ser una solución propia, un proveedor tecnológico de factura electrónica o la solución gratuita provista por la DIAN.

Para este paso deberá seguir el procedimiento indicado en el documento «Guía de Usuario Externo Facturador Electrónico» (Numeral 7) que la DIAN ha publicado.

La diferencia radica en que en el portal de usuarios registrados de la DIAN, menú Facturación Electrónica, se debe seleccionar como proveedor tecnológico “Solución Gratuita DIAN” y como software “Facturacion Gratuita 2242”.

2. Esperar a la Resolución de la DIAN (Solo si aún no es obligatoria)

  • Sistema donde se realiza: No existe
  • Instrucciones para realizarlo: No existe

Una vez cumplido el procedimiento de registro como facturador en portal de la DIAN, si todavía no es obligatorio para su empresa facturar electrónicamente, se le considera un facturador electrónico voluntario y por lo tanto deberá esperar a que la DIAN emita una resolución donde lo habilite como tal.

Al tiempo de este escrito el plazo para recibir la resolución es de varias semanas (acorde con los plazos que legalmente la DIAN puede tomarse para responder), pero tenga en cuenta que en el futuro, ante la demanda incrementada puede alargarse.

3. Actualizar el RUT

Si para su empresa ya comenzó a regir la obligatoriedad de la facturación electrónica ( Junio 30 de 2018 si es Gran Contribuyente, o 1 de enero de 2019 para las demás empresas), no necesita esperar una resolución de la DIAN y puede actualizar el RUT desde ya para incluir la responsabilidad 37 (Obligado a Facturar Electrónicamente Modelo 2242).

Si está adelantándose al plazo y tomó el camino voluntario, deberá esperar a que la DIAN emita la resolución donde le selecciona como Facturador Electrónico Voluntario. Con la resolución emitida, deberá llevar a cabo el procedimiento para actualizar el RUT e incluir la responsabilidad 38 (Facturación Electrónica Voluntaria Modelo 2242).

4. Registrarse en el Servicio de Facturación Gratuita

En este punto, ya está listo para registrarse en el servicio Web de la DIAN y ahora deberá valerse de la guía de usuario publicada por la DIAN

El primer paso del registro es verificar si la empresa ya está habilitada por la DIAN para facturar electrónicamente (los cuatro pasos anteriores se cunplieron correctamente).

Si ya aparece habilitada, podrá concluir el proceso de registro, ingresando los datos de su empresa.

5. Adquirir un Certificado de Firma Digital

Junto con la solución gratuita de facturación, la DIAN tiene disponible un paquete de certificados de firma digital que va a entregar sin costo a micro y pequeñas empresas.

Estos certificados se solicitan dentro del servicio de Facturación Gratuita en la opción “Solicitar certificado digital”


En caso de no resultar elegido para recibir el certificado gratuito por parte de la DIAN, deberá adquirirlo por su propia cuenta. Este certificado actualmente no es para nada barato (alrededor de $700.000) y también lleva un proceso de adquisición que toma varios días. Le recordamos la lista de entidades autorizadas para vender certificados digitales si necesita adquirirlo.

6. Solicitar un rango de numeración para sus facturas electrónicas

Igual que con la factura tradicional, antes de poder emitirlas debe solicitar autorización para cada prefijo y rango de numeración. Más adelante deberá registrar estos datos de su resolución de facturación en el servicio gratuito de facturación electrónica de la DIAN.

Lamentablemente, al momento de escribir este artículo, la dirección que se indica en la guía de la DIAN, no se puede encontrar (seguramente es una consecuencia del cambio de plataforma que la DIAN hizo este año en su página web). En cuanto la DIAN publique una solución, aquí estaremos publicando la dirección correcta.

7. Comenzar a facturar

A partir de la fecha en que la DIAN le notifique la responsabilidad de facturar electrónicamente, ya sea por la resolución que recibió como facturador voluntario (paso 2) o porque ya se encuentra dentro del plazo de obligatoriedad, todas las facturas y notas que su empresa emita, deben ser creadas usando la solución gratuita de la DIAN. Así que esté preparado para el cambio en la operación de su empresa que esto significa y que debe estar preparado para vencer obstáculos al principio del proceso.

Finalmente, aparte un tiempo para leer completamente la Guía de Usuario de la solución de facturación gratuita. Esta no es simplemente una opción nueva en el portal de la DIAN, sino que es todo un sistema completo de facturación, que requiere capacitación por parte del personal del departamento de facturación, tal como lo hace cuando adquiere nuevo software para su empresa.

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