Son válidos los tiquetes POS como soporte de deducciones?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- emitió, el 27 de febrero de 2019, concepto relacionado con el Documento Equivalente POS, como documento soporte para solicitar costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta e impuesto descontable en el Impuesto sobre las Ventas.

En el Concepto del 27 de febrero de 2019, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, considero que: “conforme lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, dado que a la fecha aún no se ha expedido decreto reglamentario, se siguen las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018. Esto significa que hoy, el documento equivalente POS tiene plena validez para solicitar costos y deducciones en el Impuestos sobre la Renta, lo mismo que Impuestos descontables en el Impuestos sobre las Ventas, y será así hasta tanto se reglamente la materia; sin perjuicio de la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.»

Doctrina

Banco de datos:                                         Procedimiento tributario
Descriptores:                                              Factura de Venta – Aceptación
Año:                                                              2019
Tipo de norma:                                           Concepto
Número de la norma:                                004922
Fecha de emisión:                                      27/02/2019
Nombre documento:                                 100208221-477
Nota: conceptos relacionados:                004920, 004918 004924, 004923, 004903, 004908, 004905, 004904
Número de problema:
Problema jurídico:
Tesis jurídica:
Fuentes formales:                                     Artículos 615, 616-1 y 618 del Estatuto Tributario. Artículos 1.6.1.4.1 al 1.6.1.4.25 del Decreto 1625 de 2016

Interpretación Legal: De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

En consecuencia, no corresponde a la Subdirección de Normativa y Doctrina conceptuar sobre normas que corresponden a la competencia de otros entes del Estado, ni resolver problemas específicos de asuntos particulares.

Así mismo, el artículo 113 de la Ley 1943 de 2018 establece que los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica o la Subdirección de Gestión de normativa y doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituyen interpretación oficial para los empleados públicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; por lo tanto, tendrán carácter obligatorio para los mismos.

Los contribuyentes solo podrán sustentar su actuación en la vía gubernativa y en la jurisdiccional con base en la Ley.

La consulta: Solicita aclaración respecto del parágrafo 4o adicionado al artículo 616-1 del Estatuto Tributario, mediante el artículo 16 de la Ley 1943 de 2018.

Pregunta:

(i) ¿Este apartado aplica desde qué fecha?
(ii) ¿No puede recibir facturas POS si necesita deducciones o deducibles en IVA?
(iii) ¿Si la factura POS cumple con el lleno de requisitos y viene con una autorización de facturación, es válida?

Respuesta:

La factura de talonario (o de papel) y la factura electrónica son para todos los efectos una factura de venta. (Inciso segundo, artículo 616 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016). La factura de venta debe llenar los siguientes requisitos: … b) Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor; c) Apellidos, nombre o razón social y NIT, del adquirente de los bienes y servicios, junto con el IVA pagado; d) Llevar un documento que corresponda a un sistema consecutivo de facturas de venta; e) Fecha de expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor de la operación…”.(Artículo 617 del Estatuto Tributario, creado por el Decreto Extraordinario 2503 de 1987).

Los documentos equivalentes a la factura de venta son aquellos que señala el gobierno nacional, en los que se encuentran: 1) Los tiquetes de máquinas registradoras; 2) Las boletas de ingreso a espectáculos públicos; 3) Los tiquetes de trasporte de pasajeros; 4) Recibos de pago matrículas o pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno; 5) Pólizas de seguros, títulos de capitalización y respectivos comprobantes de pago; 6) Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías; 7) Tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros. (Inciso tercero, artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016. Copilados en el Artículo 1.6.4.24 del Decreto Único Reglamentario, antes de la expedición de la Ley 1819 de 2016).

Los documentos equivalentes a la factura deben cumplir como mínimo: “1. Máquinas registradoras a) Máquinas registradoras con sistema POS Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos: 1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio. 2. Número consecutivo de la transacción. 3. Fecha de la operación. 4. Descripción de los bienes o servicios. 5. Valor total de la transacción(…).” (Artículo 1.6.1.4.25 del Decreto Único Reglamentario, según copilación antes de la Ley 1819 de 2016).

Para efecto de la procedencia de costos, deducciones en el Impuesto de Renta y los impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, se requiere que se encuentren soportados con la factura de venta o documento equivalente con el cumplimiento de los requisitos señalados anteriormente del artículo 617 del Estatuto Tributario. (Artículo 771-2 del Estatuto Tributario). “Sin embargo, lo anterior no impide que la DIAN ejerza su facultad fiscalizadora para verificar la realidad de la transacción. En esa medida, debe entenderse que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario no limita la facultad comprobatoria de la Administración.

De modo que, si la Administración prueba que las transacciones, los costos y el impuesto descontable no existen, pueden ser rechazados, sin que sea suficiente que el contribuyente pretenda acreditarlos con facturas o documentos equivalentes.” (Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. C.P. Stella Jeannette Carvajal Basto. Sentencia. 28 de noviembre de 2018. Expediente.2013-00545-01 (21851) )

Ahora bien, por expresa disposición de legislador (2018), los documentos equivalentes por máquinas registradoras POS, no dan derecho impuestos descontables en el impuesto a las ventas, ni a costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y Complementarios. Así quedó plasmado en el parágrafo 4º del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, que modificó los parágrafos 1, 2 y los transitorios 1 y 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y adicionó los parágrafos 4, 5 y 6 y el parágrafo transitorio del mismo artículo, en el cual se establece: “PARÁGRAFO 4.

Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a cotos ni deducciones en el impuesto de renta. No obstante, los adquirentes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tenga derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.” Según lo dispuesto en el artículo 122 de la Ley 1943 de 2018 del 28 de diciembre de 2018, las disposiciones contenidas en la citada ley empiezan a regir a partir de su promulgación.
Esta ley fue publicada en el Diario Oficial No. 50.820 de 28 de diciembre de 2018, lo cual indica que a partir de esa fecha se entiende que las obligaciones contenidas en el artículo 16, parágrafo 4o de la Ley 1943 del 28 de diciembre de 2018, que modificó y adicionó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, se encuentran vigentes.

No obstante lo anterior, el legislador en el parágrafo transitorio del citado artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, previó un régimen de transición el cual depende de los siguientes factores:
(i) Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno nacional.
(ii) Entre tanto, se aplican las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley.
(iii) Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.11 al 1.6.4.1.1.21 del Decreto Único Reglamentario mantienen su vigencia.
(iv) A partir del primero de enero del año 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables y costos y gastos deducibles, de acuerdo con el siguiente porcentaje en el que máximo podrá soportarse sin factura electrónica: Para el año 2020 hasta el 30%, 2021 hasta el 20% y 2022 hasta el 10%.
Para efectos de la operatividad de la factura electrónica la DIAN mediante Resolución No. 000002 del 3 de enero de 2019, ha seleccionado un grupo de sujetos obligados a facturar electrónicamente. La factura electrónica de que trata la referida resolución para quienes se encuentren obligados, se deberá expedir de conformidad con lo consagrado en los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.2, del Decreto 1625 de 2916 Único Reglamentario en Materia Tributaria hasta tanto entre en vigencia la factura electrónica con validación previa.

Así las cosas, conforme a lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, dado que a la fecha aún no se ha expedido decreto reglamentario, se siguen las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018. Esto significa que hoy, el documento equivalente POS tiene plena validez para solicitar costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, lo mismo que Impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y será así hasta tanto se reglamente la materia; sin perjuicio de la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales.

Para mayor ilustración sobre la factura, puede consultar el siguiente link: https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Presentacion/Paginas/normatividad.aspx

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normatividad” – “Técnica
Fecha de publicación:
Link al documento:
Novedades:

Tomado de https://www.dian.gov.co/normatividad/doctrina/Paginas/DetalleDoctrina.aspx?DianId=43227

¿Qué dice la ley de financiamiento sobre la factura electrónica?

Si bien la mayoría de los colombianos estábamos preocupados cuanto nos pudiera afecta el bolsillo la nueva ley de financiamiento aprobada el pasado 19 de diciembre, esta además debería interesarnos por los cambios que introdujo al sistema de factura electrónica.
El artículo 15 es el que más trata el tema de la factura electrónica

Validación Previa

Tal cómo ya estaba prescrito en la anterior reforma tributaria de 2016, a partir de 2019 la factura electrónica sólo es válida cuando ha sido previamente validada en su contenido por la DIAN o por un validador autorizado (que posiblemente sean  los mismos proveedores Tecnológicos).
En la práctica, esto significa dos cosas: (1) Que se deben hacer adaptaciones tecnológicas para que el software de facturación envíe la factura a la DIAN antes de imprimirla (al contrario de hoy que puede hacerse en el orden contrario) y (2)  Qué cuándo no sea posible hacerlo así, se deberá usar el mecanismo de contingencia y enviarla en máximo 48 horas después de superado el inconveniente tecnológico.
El artículo deja muy claro que independientemente de que se use un proveedor tecnológico o la validación directa de la DIAN, la responsabilidad de entregar la factura al adquiriente es del obligado a facturar.

Documentos Equivalentes

Tal y como rezaba el proyecto de decreto para regular la facturación electrónica, y que no prosperó en el anterior gobierno, otros documentos como la tirilla del POS pasarán a ser electrónicos. Sin embargo esta ley no da detalles de cuales y para cuando serán, y en cambio deja en manos de la DIAN la facultad para regular al respecto.
Entre los nuevos documentos electrónicos mencionados en la ley, están los pagos de nómina, las importaciones y pagos a entes no responsables de IVA.

Soporte de Costos Deducibles

Relacionado con el punto anterior, la nueva ley establece que a partir de 2020 los costos deben estar soportados por facturas electrónicas y documentos equivalentes electrónicos para ser aceptados como deducibles de impuestos.
Esta exigencia se hace de manera gradual dejando un margen de costos no soportados electrónicamente, que comienza en el 30% en 2020, y se reduce al 20% y 10% en el 2021 y 2022 respectivamente.
Con esta exigencia nace una nueva preocupación para las empresas: De un lado se volverá exigencia de parte de los clientes que les entreguen factura electrónica, no solamente física.
Y de otro lado, hay que preocuparse por la conservación adecuada de las facturas electrónicas para poder soportar las declaraciones de impuestos. Para muchas empresas significará adquirir o adecuar un sistema de gestión documental para que conserve las facturas electrónicas. Afortunadamente, cada factura electrónica contiene internamente firmas criptográficas que facilitan verificar su autenticidad, y hacen que sea suficiente con guardarlas inmodificadas en un disco duro para que sean válidas legalmente.
Y además, la DIAN conservará una copia de cada factura electrónica que emitamos y recibamos los contribuyentes, así que podemos solicitarle que nos entregue copia de esas facturas, invocando los derechos consagrados en la ley de tratamiento de datos.

Fechas límite

Lo primero que hay que resaltar es que la nueva ley no modifica los plazos fijados en la pasada reforma tributaria, así que a partir de 2019 es una obligación emitir factura electrónica para las empresas.
Sin embargo, abre dos posibilidades de ampliar el plazo:
1. Deja en manos de la DIAN la fijación del calendario, los sujetos obligados y los documentos electrónicos exigibles durante el 2019, así que posiblemente la DIAN emita una resolución fijando nuevas fechas límite.
2. En el parágrafo transitorio 3, textualmente se levanta la posibilidad de sanciones por los primeros seis meses:
PARÁGRAFO TRANSITORIO 3. Desde el primero de enero de 2019 y hasta el 30 de junio de 2019, quienes estando obligados a expedir factura electrónica incumplan con dicha obligación, no serán sujeto de las acciones correspondientes previstas en el Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece
a: i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN podrá establecer los requisitos para que las anteriores condiciones se entiendan cumplidas.Para los grandes contribuyentes que siguen con problemas para poder facturar a partir del 1 de enero, esta es una ventana legal de la que pueden echar mano para ganar otros meses más de plazo.

Reglas para Proveedores Tecnológicos

En el artículo 16 se ponen por escrito muchas de las exigencias que por sentido común, los usuarios esperan que los proveedores tecnológicos cumplan, entre otras:
  • Dar soporte oportuno durante la implementación
  • Cumplir las disposiciones legales referentes a la factura electrónica
  • Garantizar la interoperabilidad con otros proveedores
  • Enviar las facturas recibidas a un servicio de validación de facturas (que debería ser el de la DIAN).
Para motivarlos a cumplir estos mínimos de servicio, establece sanciones de un año sin poder recibir nuevos clientes en caso de incumplirlas.

Otros

El registro de facturas electrónicas recibidas por la DIAN, puede usarse para determinar cuando un contribuyente se convierte en responsable del IVA o debe cambiarse de régimen (artículo 13).
El régimen SIMPLE tiene plazo hasta el 31 de agosto para emitir y recibir factura electrónica (nuevo articulo 915 del E.T)

¿Por qué es tan difícil para algunas empresas implementar la factura electrónica?

Esta semana la DIAN realizó un anuncio doblemente sorprendente: que tres años después del decreto 2242, había emitido su primera factura electrónica.  Ver noticia
Para comenzar, el anuncio es sorprendente porque muchos no se imaginaban que la DIAN – al igual que todas las empresas por ella regidas – también declara IVA.
Pero igualmente sorprendente, es que siendo el artífice del sistema de factura electrónica, apenas haya podido implementarla a escasas 2 semanas de que venciera el plazo y se expusiera a una sanción (y en ese caso no tendría a quién recurrir pidiendo clemencia).
Sus ingenieros deben haber deseado pedir la prórroga que si pidieron más de 1000 grandes contribuyentes, que desde antes del 30 de junio ya habían reconocido que no alcanzarían a implementarla a tiempo.
Esa prórroga salvadora la solicitaron grandes empresas, con grandes capitales y grandes presupuestos en tecnología. Incluso proveedores tecnológicos de factura electrónica pidieron cacao porque no iban a alcanzar a facturar dentro del plazo inicial del 1 de septiembre.
¿Significa de esto que sí las empresas más grandes no han podido implementar la factura electrónica, para las más pequeñas va a ser aún más difícil?
Posiblemente no.
Paradójicamente es para estas empresas más grandes y plenas de recursos que la factura electrónica representa un mayor desafío. Entre las numerosas razones para ello vamos a examinar tres factores que hacen difícil para las grandes empresas implementar la facturación electrónica, pero que muy probablemente, para las empresas más pequeñas no sean tan relevantes y para ellas sea más fácil dar el salto tecnológico y organizacional.

1. La naturaleza de la factura electrónica

Este factor afecta por igual a grandes y pequeñas empresas. A diferencia de otras implementaciones de software, la facturación electrónica es un sistema integral que exige la unión de conocimientos en diferentes áreas, como la contaduría, el derecho, la administración y la informática, que generalmente no son dominados por una sola persona o departamento y requieren equipos interdisciplinarios, con un tipo especial de liderazgo muy capacitado para poderlos sacar adelante.
En la mayoría de proyectos en una organización quien ejerce de líder puede incluso darse el lujo de no saber mucho sobre la materia y limitarse a delegar las tareas a sus subalternos. Pero, por la complejidad de la factura electrónica, el líder necesita saber todo de todo para poder coordinar los esfuerzos y solucionar los innumerables problemas que deberán sortear.

2. La complejidad de las organizaciones

Algunas empresas grandes contribuyentes tienen un modelo simple de negocios donde generan muchos ingresos dedicándose a una sola actividad empresarial. Sin embargo, en la mayoría de los casos las grandes empresas desempeñan diferentes actividades, en diferentes sedes, como si tuvieran otras empresas dentro de la empresa, cada una con su propia estructura organizacional, ubicación geográfica e incluso diferentes sistemas informáticos.
Por la forma en que ha sido mandado el sistema en Colombia, la empresa con todas sus empresas internas, debe iniciar a facturar electrónicamente el mismo día. se ha de imaginar la dificultad para coordinar todas las unidades de negocio y las diferentes sedes para que salten al nuevo sistema al tiempo y como los retrasos son inevitables mientras unas partes de la empresa esperan a las otras.

3. La complejidad de los sistemas informáticos

A diferencia de las empresas pequeñas – que pueden incluso operar sin necesidad de un sistema informático – las grandes empresas suelen tener sistemas de los cuales depende su operación, muchas veces desarrollados al interior de la compañía, por personal que ya no labora en ella y que no fue diseñado para cambios tecnológicos de la magnitud de la factura electrónica. Estos sistemas son tan complejos que cualquier cambio debe estudiarse con mucho cuidado, para no afectar la funcionalidad de la cual depende la organización.
 A  esto se suma que no es fácil conseguir personal de desarrollo que al mismo tiempo domine tecnologías antiguas – como las que suelen tener implementadas las empresas – y tecnologías nuevas – como las que requiere la factura electrónica.

¿Hay esperanza?

Para estas empresas que aún están luchando con la implementación no habría mejor noticia que la DIAN les permitiera operar simultaneamente el sistema tradicional y el electrónico, y así poder realizar gradualmente el cambio en sus estructuras internas.
Pero mientras esto sucede, sus pocas opciones incluyen destinar más personal y más tiempo a los proyectos de implementación. Pero aún así,  puede tomar tiempo para que se capaciten lo suficiente en las habilidades técnicas requeridas y logrén capacitar a sus compañeros para realizar el cambio en las operaciones de la empresa.
De otro lado, existen expertos que han realizado implementaciones exitosas, gracias a que poseen los conocimientos contables, legales, informáticos y sobre todo los gerenciales. Lamentablemente son muy pocos todavía en el país, pero han ido aumentado a medida que más empresas culminan sus procesos de implementación. Solo esperamos que le oferta de estos expertos sea suficiente para la cantidad de empresas que gracias a la obligación legal lo requieren.
En Creativos Digitales contamos con la combinación de conocimientos y experiencia  que requieren los más complejos proyectos de facturación electrónica y está disponible para ayudar a su empresa.
No importa cuán grandes, complejos o antiguos sean sus sistemas, tenemos herramientas innovadoras y técnicas revolucionarias para conseguir resultados. Conozca sobre nuestra solución de Integración en creativosdigitales.co
Imágenes cortesía de Freepik vía www.flaticon.com bajo licencia CC 3.0

Cómo facturar electrónicamente sin usar un Proveedor Tecnológico

Debido al poco tiempo y a la poca información disponible sobre el proceso de facturación electrónica, muchas empresas prefieren no correr riesgos y contratar un Proveedor Tecnológico, así les signifique un mayor costo a largo plazo en muchos casos y un sacrificio para los procesos de la empresa, que deben adaptarse a los requerimientos de estos proveedores.
Si usted decide usar un Proveedor Tecnológico, le invitamos a leer nuestra Guía para elegir un Proveedor Tecnológico
Sin embargo, hay una alternativa explícita en el decreto 2242 de 2015, artículo 10 parágrafo 1, que abre la puerta a que las empresas desarrollen sus propias soluciones, las subcontraten o las compren ya desarrolladas. Dice textualmente:
Los obligados a facturar electrónicamente que facturen y los proveedores tecnológicos definidos en el presente Decreto podrán, para este efecto, adquirir soluciones tecnológicas o desarrollarlas; las mismas deberán cumplir, en todo caso, las condiciones técnicas y tecnológicas que fije la DIAN y en la forma  que la Entidad establezca.
Es comprensible que lo extenso y complejo de las especificaciones requeridas por la DIAN muchos teman embarcarse en adquirir o desarrollar una solución que entregue las facturas electrónicas directamente a la DIAN. No obstante, queremos mostrar aquí los tres pasos (no triviales) que tomaría hacerlo.

1. Adquirir un Certificado de Firma Digital

Toda factura electrónica debe ir firmada digitalmente por la empresa que la emite (por el proveedor tecnológico, cuando se contrata uno). Esto se hace mediante un certificado de firma digital que se adquiere con alguno de los proveedores autorizados en Colombia. Este certificado es diferente del que se usa para firmar las declaraciones en el actual sistema Muisca de la DIAN.
La empresa debe comenzar entonces por adquirir uno de estos certificados, que actualmente cuestan alrededor de $700.000, aunque la DIAN espera que bajen de precio al aumentar su demanda.

2. Habilitar el software de Facturación

En este punto la empresa tiene dos posibilidades: una es que su software de facturación actual tenga la funcionalidad de generación y envío de la factura electrónica, la otra es que tenga que construirla si no la tiene.

2.1. Sistemas de facturación preparados para facturar electrónicamente

Es posible que la empresa cuente con la fortuna de tener un sistema de facturación que ya tenga incluida la capacidad de facturar electrónicamente. Actualmente son pocos en Colombia, pero se espera que cada vez más casas productoras lo hagan.
En este caso, bastará con configurar el software para que use el certificado de firma digital de la empresa, junto con las demás configuraciones que el fabricante requiera.

2.2. Construir o adquirir una solución de facturación electrónica

Si el software de la empresa no ha sido actualizado por su fabricante para facturar electrónicamente, o si la empresa tiene un desarrollo a la medida, va a necesitar construir una integración o adquirir una solución ya desarrollada que tome las facturas desde su actual sistema y las entregue a la DIAN.
Este camino, si bien no es imposible de abordar, si es el que requiere mayor esfuerzo, y el que ha causado la mala fama de la factura electrónica. Recorrerlo requiere ampliar los conocimientos sobre documentos electrónicos en XML, el estándar de comercio electrónico UBL, criptografía y firmas digitales, e intercambio de datos mediante servicios web, todo esto antes de abordar las especificaciones técnicas que entrega la DIAN.
Adicionalmente, deberá desarrollarse la funcionalidad para generar la representación gráfica de la factura en PDF, con el código QR y el CUFE. Muchas veces es tan fácil como adaptar la funcionalidad actual de impresión, otras veces va a requerir desarrollarla por completo desde cero.
Otra opción es conseguir una empresa que venda la solución de firma y entrega de la factura a la DIAN, y desarrollar solo la parte de integración con su actual sistema de facturación (eso es precisamente lo que ofrecemos en Creativos Digitales).

3. Validar el software de Facturación ante la DIAN

Una vez tenga construida e instalada su solución de facturación electrónica, para que la DIAN lo acepte como facturador electrónico, deberá pasar una serie de pruebas técnicas para garantizar que el software este entregando los documentos en el formato correcto, de la manera correcta y firmados correctamente.
Este proceso se inicia en el sistema Muisca de la DIAN, y requerirá de paciencia y constancia por parte del equipo técnico para corregir los errores que la DIAN reporte, hasta que logren enviar exitosamente por lo menos un ejemplar de cada unos de los tres tipos de documentos electrónicos (Factura, Nota Débito y Crédito).
Dependiendo de cuanto software debe desarrollarse y del tamaño y complejidad de su empresa, este camino puede tomar entre una semana (si el software de facturación ya está listo), a unos seis meses (si se debe desarrollar la integración y la representación gráfica), así que téngalo en cuenta para el cumplimiento de los plazos legales.
Y sobre todo tenga en cuenta que cada empresa es un caso diferente, así los fabricantes de software quieran vender soluciones iguales para todos.
En Creativos Digitales estaremos gustosos de asesorarle para que su empresa implemente una solución que se adapte a ella, y no al revés.
Contáctenos en el (4) 322 1730 y reciba una asesoría inicial sin costo.

La guía para elegir un Proveedor Tecnológico que no está escrita por un Proveedor Tecnológico

Con más de 50 Proveedores Tecnológicos de Facturación Electrónica ofreciendo sus servicios, se puede ver que cada vez la factura electrónica tiene más acogida, pero se hace más difícil escoger uno objetivamente.

Por la premura de tiempo no se puede pedir una cotización a cada uno de ellos y es fácil caer en la tentación de elegir el nombre que más familiar nos parezca, sin embargo, esa decisión apresurada puede resultar cara con el tiempo y difícil de echar atrás.

Hasta ahora toda la información disponible para elegir un Proveedor Tecnológico de Factura Electrónica proviene de los mismos proveedores tecnológicos, así que podemos esperar que ellos mismos no divulguen aquellas cosas que les puedan significar perder el cliente.

Luego de acompañar a varios de nuestros clientes en la selección de su estrategia para implementar la facturación electrónica, hemos acumulado lecciones valiosas que pueden evitarle dolores de cabeza a su empresa.

¿Qué debo evaluar del Proveedor Tecnológico?

En principio todos los PT son iguales: tienen que cumplir lo legal para que la DIAN les de su certificación y deben tener ISO 27001, o sea que todos van a tener seguridad y protección contra fallos.

Lo que realmente los diferencia y puede afectar a su empresa, para bien o para mal, son factores como los siguientes:

1. Que opciones de integración ofrecen

En primer lugar es importantísimo averiguar por los sistemas de facturación con los que tienen compatibilidad ya lista y que el sistema que actualmente usa su empresa esté en esa lista.

Si su empresa tiene un desarrollo propio de facturación y debe desarrollar una integración, averigüe si aceptan varios formatos diferentes de archivo con la información de las facturas, especialmente si aceptan DIAN-UBL (muy importante para no quedar atado al PT y poderse cambiar en un futuro) y si entregan algún software de integración con su solución.

2. La posibilidad de personalización

No todas las empresas son iguales, y si su empresa es mejor que la competencia, seguramente lo es por ser diferente de las demás, especialmente en su proceso de facturación.

Seguramente la funcionalidad que entrega el PT no se acomoda 100% a sus necesidades, así que averigüe que tanto cobran por hacer cada formato personalizado para el cliente, que tan fácil es hacerle modificaciones más adelante o si permiten que el mismo cliente las haga.

3. Soporte de otras funcionalidades además de lo exigido por la DIAN

Facturar electrónicamente es solo el comienzo del comercio electrónico, y para que su PT no se quede corto en un futuro, averigüe desde ya si le permite adjuntar archivos adjuntos adicionales, así como enviar y recibir cotizaciones, pedidos, ordenes de compra, notificaciones de pago, y otros documentos.

4. Capacidades de recepción de documentos electrónicos

Tenga en cuenta que algunos proveedores cobran adicional por las facturas recibidas, además de las enviadas. Verifique que tengan la funcionalidad para aprobar o rechazar las facturas recibidas y si se pueden exportar los datos de las facturas recibidas y exportan datos para realizar la contabilización.

5. Precio

Por último, todos los precios que ofrecen hoy en día los PT son solo especulación, solo con los años, las condiciones del mercado y la estructura de costos de los PT, llevarán a precios realistas.

Así que para comenzar, siempre asegúrese de tener varias propuestas económicas y que estas sean comparables entre sí en cuanto a precios de implementación y operación.

Y muy importante que también tenga en cuenta el costo que va a tener el desarrollo de la integración, pues que el PT espera que vaya por cuenta de su empresa, bien sea con personal interno o contratando a una empresa experta en Integración

¿Para que sirve Facturas y Respuestas?

Es muy probable que usted, como la mayoría de los colombianos, no sepa mucho de la Factura Electrónica, aparte de que será obligatoria a partir del próximo año y que sirve como tema para los memes electorales por estos días.

Pero aparte de eso, deben ser más las preguntas que las respuestas.

Nosotros mismos en Creativos Digitales S.A.S. y especialmente donde nuestros clientes, nos hemos dado cuenta de ese gran vacío de conocimiento alrededor del tema, y que aparte de los funcionarios de la DIAN y de quienes ya vienen participando en el programa piloto de factura electrónica, es muy escaso el conocimiento disponible, incluso en los portales dedicados al negocio de la actualización contable y legal para empresas.

Y cuando pensamos en las 550.000 empresas colombianas que al iniciar el año próximo deben cumplir este requisito legal, nuestras convicciones corporativas nos dicen que es nuestro deber hacer algo para ayudar.

Por eso hoy estamos lanzando FacturasyRespuestas.com, una herramienta de difusión del conocimiento, con la que buscamos crear una comunidad abierta, auto regulada y siempre gratuita, donde quienes tienen preguntas, puedan encontrar a otras personas generosas con el conocimiento, que puedan darle respuestas, y hacerlas públicas para otras personas que tengan las mismas preguntas.

¿Cómo funciona?

Nuestro sitio tiene un sistema de recompensas en la forma de puntos de reputación, que se irán asignando a cada usuario como premio por responder preguntas. Pero también se ganan puntos por preguntar, por calificar las respuestas y por hacer comentarios. Este modelo ya se ha probado con éxito a nivel global en comunidades con intereses comunes, aunque reconocemos que es una experiencia relativamente nueva en Colombia y tendremos mucho que aprender al aplicarlo en nuestra cultura.

Esperamos que al visitar nuestro sitio encuentre la respuesta que está buscando, pero si no es así, lo invitamos a que se registre y publique su pregunta. Estaremos trabajando para conseguirle una respuesta entre la comunidad, o directamente con la DIAN si fuera necesario.

Recuerde el proverbio “La sabiduría no está tanto en las respuestas como en las preguntas”

Ingrese ya y regístrese en FacturasyRespuestas.com