¿Qué dice la ley de financiamiento sobre la factura electrónica?

Si bien la mayoría de los colombianos estábamos preocupados cuanto nos pudiera afecta el bolsillo la nueva ley de financiamiento aprobada el pasado 19 de diciembre, esta además debería interesarnos por los cambios que introdujo al sistema de factura electrónica.
El artículo 15 es el que más trata el tema de la factura electrónica

Validación Previa

Tal cómo ya estaba prescrito en la anterior reforma tributaria de 2016, a partir de 2019 la factura electrónica sólo es válida cuando ha sido previamente validada en su contenido por la DIAN o por un validador autorizado (que posiblemente sean  los mismos proveedores Tecnológicos).
En la práctica, esto significa dos cosas: (1) Que se deben hacer adaptaciones tecnológicas para que el software de facturación envíe la factura a la DIAN antes de imprimirla (al contrario de hoy que puede hacerse en el orden contrario) y (2)  Qué cuándo no sea posible hacerlo así, se deberá usar el mecanismo de contingencia y enviarla en máximo 48 horas después de superado el inconveniente tecnológico.
El artículo deja muy claro que independientemente de que se use un proveedor tecnológico o la validación directa de la DIAN, la responsabilidad de entregar la factura al adquiriente es del obligado a facturar.

Documentos Equivalentes

Tal y como rezaba el proyecto de decreto para regular la facturación electrónica, y que no prosperó en el anterior gobierno, otros documentos como la tirilla del POS pasarán a ser electrónicos. Sin embargo esta ley no da detalles de cuales y para cuando serán, y en cambio deja en manos de la DIAN la facultad para regular al respecto.
Entre los nuevos documentos electrónicos mencionados en la ley, están los pagos de nómina, las importaciones y pagos a entes no responsables de IVA.

Soporte de Costos Deducibles

Relacionado con el punto anterior, la nueva ley establece que a partir de 2020 los costos deben estar soportados por facturas electrónicas y documentos equivalentes electrónicos para ser aceptados como deducibles de impuestos.
Esta exigencia se hace de manera gradual dejando un margen de costos no soportados electrónicamente, que comienza en el 30% en 2020, y se reduce al 20% y 10% en el 2021 y 2022 respectivamente.
Con esta exigencia nace una nueva preocupación para las empresas: De un lado se volverá exigencia de parte de los clientes que les entreguen factura electrónica, no solamente física.
Y de otro lado, hay que preocuparse por la conservación adecuada de las facturas electrónicas para poder soportar las declaraciones de impuestos. Para muchas empresas significará adquirir o adecuar un sistema de gestión documental para que conserve las facturas electrónicas. Afortunadamente, cada factura electrónica contiene internamente firmas criptográficas que facilitan verificar su autenticidad, y hacen que sea suficiente con guardarlas inmodificadas en un disco duro para que sean válidas legalmente.
Y además, la DIAN conservará una copia de cada factura electrónica que emitamos y recibamos los contribuyentes, así que podemos solicitarle que nos entregue copia de esas facturas, invocando los derechos consagrados en la ley de tratamiento de datos.

Fechas límite

Lo primero que hay que resaltar es que la nueva ley no modifica los plazos fijados en la pasada reforma tributaria, así que a partir de 2019 es una obligación emitir factura electrónica para las empresas.
Sin embargo, abre dos posibilidades de ampliar el plazo:
1. Deja en manos de la DIAN la fijación del calendario, los sujetos obligados y los documentos electrónicos exigibles durante el 2019, así que posiblemente la DIAN emita una resolución fijando nuevas fechas límite.
2. En el parágrafo transitorio 3, textualmente se levanta la posibilidad de sanciones por los primeros seis meses:
PARÁGRAFO TRANSITORIO 3. Desde el primero de enero de 2019 y hasta el 30 de junio de 2019, quienes estando obligados a expedir factura electrónica incumplan con dicha obligación, no serán sujeto de las acciones correspondientes previstas en el Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece
a: i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN podrá establecer los requisitos para que las anteriores condiciones se entiendan cumplidas.Para los grandes contribuyentes que siguen con problemas para poder facturar a partir del 1 de enero, esta es una ventana legal de la que pueden echar mano para ganar otros meses más de plazo.

Reglas para Proveedores Tecnológicos

En el artículo 16 se ponen por escrito muchas de las exigencias que por sentido común, los usuarios esperan que los proveedores tecnológicos cumplan, entre otras:
  • Dar soporte oportuno durante la implementación
  • Cumplir las disposiciones legales referentes a la factura electrónica
  • Garantizar la interoperabilidad con otros proveedores
  • Enviar las facturas recibidas a un servicio de validación de facturas (que debería ser el de la DIAN).
Para motivarlos a cumplir estos mínimos de servicio, establece sanciones de un año sin poder recibir nuevos clientes en caso de incumplirlas.

Otros

El registro de facturas electrónicas recibidas por la DIAN, puede usarse para determinar cuando un contribuyente se convierte en responsable del IVA o debe cambiarse de régimen (artículo 13).
El régimen SIMPLE tiene plazo hasta el 31 de agosto para emitir y recibir factura electrónica (nuevo articulo 915 del E.T)