Debido al poco tiempo y a la poca información disponible sobre el proceso de facturación electrónica, muchas empresas prefieren no correr riesgos y contratar un Proveedor Tecnológico, así les signifique un mayor costo a largo plazo en muchos casos y un sacrificio para los procesos de la empresa, que deben adaptarse a los requerimientos de estos proveedores.
Si usted decide usar un Proveedor Tecnológico, le invitamos a leer nuestra Guía para elegir un Proveedor Tecnológico
Sin embargo, hay una alternativa explícita en el decreto 2242 de 2015, artículo 10 parágrafo 1, que abre la puerta a que las empresas desarrollen sus propias soluciones, las subcontraten o las compren ya desarrolladas. Dice textualmente:
Los obligados a facturar electrónicamente que facturen y los proveedores tecnológicos definidos en el presente Decreto podrán, para este efecto, adquirir soluciones tecnológicas o desarrollarlas; las mismas deberán cumplir, en todo caso, las condiciones técnicas y tecnológicas que fije la DIAN y en la forma que la Entidad establezca.
Es comprensible que lo extenso y complejo de las especificaciones requeridas por la DIAN muchos teman embarcarse en adquirir o desarrollar una solución que entregue las facturas electrónicas directamente a la DIAN. No obstante, queremos mostrar aquí los tres pasos (no triviales) que tomaría hacerlo.
1. Adquirir un Certificado de Firma Digital
Toda factura electrónica debe ir firmada digitalmente por la empresa que la emite (por el proveedor tecnológico, cuando se contrata uno). Esto se hace mediante un certificado de firma digital que se adquiere con alguno de los proveedores autorizados en Colombia. Este certificado es diferente del que se usa para firmar las declaraciones en el actual sistema Muisca de la DIAN.
La empresa debe comenzar entonces por adquirir uno de estos certificados, que actualmente cuestan alrededor de $700.000, aunque la DIAN espera que bajen de precio al aumentar su demanda.
2. Habilitar el software de Facturación
En este punto la empresa tiene dos posibilidades: una es que su software de facturación actual tenga la funcionalidad de generación y envío de la factura electrónica, la otra es que tenga que construirla si no la tiene.
2.1. Sistemas de facturación preparados para facturar electrónicamente
Es posible que la empresa cuente con la fortuna de tener un sistema de facturación que ya tenga incluida la capacidad de facturar electrónicamente. Actualmente son pocos en Colombia, pero se espera que cada vez más casas productoras lo hagan.
En este caso, bastará con configurar el software para que use el certificado de firma digital de la empresa, junto con las demás configuraciones que el fabricante requiera.
2.2. Construir o adquirir una solución de facturación electrónica
Si el software de la empresa no ha sido actualizado por su fabricante para facturar electrónicamente, o si la empresa tiene un desarrollo a la medida, va a necesitar construir una integración o adquirir una solución ya desarrollada que tome las facturas desde su actual sistema y las entregue a la DIAN.
Este camino, si bien no es imposible de abordar, si es el que requiere mayor esfuerzo, y el que ha causado la mala fama de la factura electrónica. Recorrerlo requiere ampliar los conocimientos sobre documentos electrónicos en XML, el estándar de comercio electrónico UBL, criptografía y firmas digitales, e intercambio de datos mediante servicios web, todo esto antes de abordar las especificaciones técnicas que entrega la DIAN.
Adicionalmente, deberá desarrollarse la funcionalidad para generar la representación gráfica de la factura en PDF, con el código QR y el CUFE. Muchas veces es tan fácil como adaptar la funcionalidad actual de impresión, otras veces va a requerir desarrollarla por completo desde cero.
Otra opción es conseguir una empresa que venda la solución de firma y entrega de la factura a la DIAN, y desarrollar solo la parte de integración con su actual sistema de facturación (eso es precisamente lo que ofrecemos en Creativos Digitales).
3. Validar el software de Facturación ante la DIAN
Una vez tenga construida e instalada su solución de facturación electrónica, para que la DIAN lo acepte como facturador electrónico, deberá pasar una serie de pruebas técnicas para garantizar que el software este entregando los documentos en el formato correcto, de la manera correcta y firmados correctamente.
Este proceso se inicia en el sistema Muisca de la DIAN, y requerirá de paciencia y constancia por parte del equipo técnico para corregir los errores que la DIAN reporte, hasta que logren enviar exitosamente por lo menos un ejemplar de cada unos de los tres tipos de documentos electrónicos (Factura, Nota Débito y Crédito).
Dependiendo de cuanto software debe desarrollarse y del tamaño y complejidad de su empresa, este camino puede tomar entre una semana (si el software de facturación ya está listo), a unos seis meses (si se debe desarrollar la integración y la representación gráfica), así que téngalo en cuenta para el cumplimiento de los plazos legales.
Y sobre todo tenga en cuenta que cada empresa es un caso diferente, así los fabricantes de software quieran vender soluciones iguales para todos.
En Creativos Digitales estaremos gustosos de asesorarle para que su empresa implemente una solución que se adapte a ella, y no al revés.
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