Cómo facturar electrónicamente sin usar un Proveedor Tecnológico

Debido al poco tiempo y a la poca información disponible sobre el proceso de facturación electrónica, muchas empresas prefieren no correr riesgos y contratar un Proveedor Tecnológico, así les signifique un mayor costo a largo plazo en muchos casos y un sacrificio para los procesos de la empresa, que deben adaptarse a los requerimientos de estos proveedores.
Si usted decide usar un Proveedor Tecnológico, le invitamos a leer nuestra Guía para elegir un Proveedor Tecnológico
Sin embargo, hay una alternativa explícita en el decreto 2242 de 2015, artículo 10 parágrafo 1, que abre la puerta a que las empresas desarrollen sus propias soluciones, las subcontraten o las compren ya desarrolladas. Dice textualmente:
Los obligados a facturar electrónicamente que facturen y los proveedores tecnológicos definidos en el presente Decreto podrán, para este efecto, adquirir soluciones tecnológicas o desarrollarlas; las mismas deberán cumplir, en todo caso, las condiciones técnicas y tecnológicas que fije la DIAN y en la forma  que la Entidad establezca.
Es comprensible que lo extenso y complejo de las especificaciones requeridas por la DIAN muchos teman embarcarse en adquirir o desarrollar una solución que entregue las facturas electrónicas directamente a la DIAN. No obstante, queremos mostrar aquí los tres pasos (no triviales) que tomaría hacerlo.

1. Adquirir un Certificado de Firma Digital

Toda factura electrónica debe ir firmada digitalmente por la empresa que la emite (por el proveedor tecnológico, cuando se contrata uno). Esto se hace mediante un certificado de firma digital que se adquiere con alguno de los proveedores autorizados en Colombia. Este certificado es diferente del que se usa para firmar las declaraciones en el actual sistema Muisca de la DIAN.
La empresa debe comenzar entonces por adquirir uno de estos certificados, que actualmente cuestan alrededor de $700.000, aunque la DIAN espera que bajen de precio al aumentar su demanda.

2. Habilitar el software de Facturación

En este punto la empresa tiene dos posibilidades: una es que su software de facturación actual tenga la funcionalidad de generación y envío de la factura electrónica, la otra es que tenga que construirla si no la tiene.

2.1. Sistemas de facturación preparados para facturar electrónicamente

Es posible que la empresa cuente con la fortuna de tener un sistema de facturación que ya tenga incluida la capacidad de facturar electrónicamente. Actualmente son pocos en Colombia, pero se espera que cada vez más casas productoras lo hagan.
En este caso, bastará con configurar el software para que use el certificado de firma digital de la empresa, junto con las demás configuraciones que el fabricante requiera.

2.2. Construir o adquirir una solución de facturación electrónica

Si el software de la empresa no ha sido actualizado por su fabricante para facturar electrónicamente, o si la empresa tiene un desarrollo a la medida, va a necesitar construir una integración o adquirir una solución ya desarrollada que tome las facturas desde su actual sistema y las entregue a la DIAN.
Este camino, si bien no es imposible de abordar, si es el que requiere mayor esfuerzo, y el que ha causado la mala fama de la factura electrónica. Recorrerlo requiere ampliar los conocimientos sobre documentos electrónicos en XML, el estándar de comercio electrónico UBL, criptografía y firmas digitales, e intercambio de datos mediante servicios web, todo esto antes de abordar las especificaciones técnicas que entrega la DIAN.
Adicionalmente, deberá desarrollarse la funcionalidad para generar la representación gráfica de la factura en PDF, con el código QR y el CUFE. Muchas veces es tan fácil como adaptar la funcionalidad actual de impresión, otras veces va a requerir desarrollarla por completo desde cero.
Otra opción es conseguir una empresa que venda la solución de firma y entrega de la factura a la DIAN, y desarrollar solo la parte de integración con su actual sistema de facturación (eso es precisamente lo que ofrecemos en Creativos Digitales).

3. Validar el software de Facturación ante la DIAN

Una vez tenga construida e instalada su solución de facturación electrónica, para que la DIAN lo acepte como facturador electrónico, deberá pasar una serie de pruebas técnicas para garantizar que el software este entregando los documentos en el formato correcto, de la manera correcta y firmados correctamente.
Este proceso se inicia en el sistema Muisca de la DIAN, y requerirá de paciencia y constancia por parte del equipo técnico para corregir los errores que la DIAN reporte, hasta que logren enviar exitosamente por lo menos un ejemplar de cada unos de los tres tipos de documentos electrónicos (Factura, Nota Débito y Crédito).
Dependiendo de cuanto software debe desarrollarse y del tamaño y complejidad de su empresa, este camino puede tomar entre una semana (si el software de facturación ya está listo), a unos seis meses (si se debe desarrollar la integración y la representación gráfica), así que téngalo en cuenta para el cumplimiento de los plazos legales.
Y sobre todo tenga en cuenta que cada empresa es un caso diferente, así los fabricantes de software quieran vender soluciones iguales para todos.
En Creativos Digitales estaremos gustosos de asesorarle para que su empresa implemente una solución que se adapte a ella, y no al revés.
Contáctenos en el (4) 322 1730 y reciba una asesoría inicial sin costo.

La guía para elegir un Proveedor Tecnológico que no está escrita por un Proveedor Tecnológico

Con más de 50 Proveedores Tecnológicos de Facturación Electrónica ofreciendo sus servicios, se puede ver que cada vez la factura electrónica tiene más acogida, pero se hace más difícil escoger uno objetivamente.

Por la premura de tiempo no se puede pedir una cotización a cada uno de ellos y es fácil caer en la tentación de elegir el nombre que más familiar nos parezca, sin embargo, esa decisión apresurada puede resultar cara con el tiempo y difícil de echar atrás.

Hasta ahora toda la información disponible para elegir un Proveedor Tecnológico de Factura Electrónica proviene de los mismos proveedores tecnológicos, así que podemos esperar que ellos mismos no divulguen aquellas cosas que les puedan significar perder el cliente.

Luego de acompañar a varios de nuestros clientes en la selección de su estrategia para implementar la facturación electrónica, hemos acumulado lecciones valiosas que pueden evitarle dolores de cabeza a su empresa.

¿Qué debo evaluar del Proveedor Tecnológico?

En principio todos los PT son iguales: tienen que cumplir lo legal para que la DIAN les de su certificación y deben tener ISO 27001, o sea que todos van a tener seguridad y protección contra fallos.

Lo que realmente los diferencia y puede afectar a su empresa, para bien o para mal, son factores como los siguientes:

1. Que opciones de integración ofrecen

En primer lugar es importantísimo averiguar por los sistemas de facturación con los que tienen compatibilidad ya lista y que el sistema que actualmente usa su empresa esté en esa lista.

Si su empresa tiene un desarrollo propio de facturación y debe desarrollar una integración, averigüe si aceptan varios formatos diferentes de archivo con la información de las facturas, especialmente si aceptan DIAN-UBL (muy importante para no quedar atado al PT y poderse cambiar en un futuro) y si entregan algún software de integración con su solución.

2. La posibilidad de personalización

No todas las empresas son iguales, y si su empresa es mejor que la competencia, seguramente lo es por ser diferente de las demás, especialmente en su proceso de facturación.

Seguramente la funcionalidad que entrega el PT no se acomoda 100% a sus necesidades, así que averigüe que tanto cobran por hacer cada formato personalizado para el cliente, que tan fácil es hacerle modificaciones más adelante o si permiten que el mismo cliente las haga.

3. Soporte de otras funcionalidades además de lo exigido por la DIAN

Facturar electrónicamente es solo el comienzo del comercio electrónico, y para que su PT no se quede corto en un futuro, averigüe desde ya si le permite adjuntar archivos adjuntos adicionales, así como enviar y recibir cotizaciones, pedidos, ordenes de compra, notificaciones de pago, y otros documentos.

4. Capacidades de recepción de documentos electrónicos

Tenga en cuenta que algunos proveedores cobran adicional por las facturas recibidas, además de las enviadas. Verifique que tengan la funcionalidad para aprobar o rechazar las facturas recibidas y si se pueden exportar los datos de las facturas recibidas y exportan datos para realizar la contabilización.

5. Precio

Por último, todos los precios que ofrecen hoy en día los PT son solo especulación, solo con los años, las condiciones del mercado y la estructura de costos de los PT, llevarán a precios realistas.

Así que para comenzar, siempre asegúrese de tener varias propuestas económicas y que estas sean comparables entre sí en cuanto a precios de implementación y operación.

Y muy importante que también tenga en cuenta el costo que va a tener el desarrollo de la integración, pues que el PT espera que vaya por cuenta de su empresa, bien sea con personal interno o contratando a una empresa experta en Integración