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Cómo facturar electrónicamente (casi) ¡GRATIS!

La pasada semana, la DIAN finalmente liberó la Solución Gratuita de Facturación Electrónica, que estaba obligada a implementar por el decreto 2242 de 2015 donde se creó el actual sistema de Facturación Electrónica.

La solución se puede usar ingresando a https://facturaciongratuita.dian.gov.co/

Para muchas empresas que no facturan con un sistema, o que por su bajo volumen de facturación no se les justifica cambiar el que tienen o contratar un proveedor tecnológico de facturación electrónica, está herramienta ofrecida por la DIAN es su mejor alternativa para cumplir la obligación.

Si bien la solución es gratuita y puede ser usada por cualquier empresa, tener acceso a ella no es un proceso precisamente simple, de hecho, es casi tan extenso y complejo como constituir una nueva empresa. Aunque la solución tiene un manual de usuario, comenzar a usarla implica completar el procedimiento previo de inscripción como facturador electrónico, que no está completamente explicado allí y va a necesitar consultar varios documentos para guiarse en cada uno de los pasos.

Adicionalmente, la solución exige tener un certificado de firma digital, que cuesta unos $200.000, pero la DIAN está entregando algunos de manera gratuita y su empresa puede ser una de las elegidas.

En FacturasYRespuestas.com hemos recopilado está breve guía, donde le damos el panorama completo del proceso. Del primer al ultimo paso pueden transcurrir días o semanas, así que es mejor hacerlo con tiempo, antes de que se venzan los plazos para su empresa.

El proceso para usar la solución de facturación gratuita de la DIAN

  1. Registrarse como Facturador Electrónico
  2. Esperar a la Resolución de habilitación (para facturadores voluntarios)
  3. Actualizar el RUT
  4. Registrarse en la Solución Gratuita de a DIAN
  5. Adquirir un Certificado de Firma Digital
  6. Solicitar un Rango de Facturación
  7. Comenzar a Facturar

Algunos de estos pasos varían si su empresa decide ser Facturador Electrónico Voluntario (aún no ha comenzado la fecha de rigor para su empresa) o si ya comenzó el plazo de obligatoriedad (Junio 30 de 2018 para Grandes Contribuyentes y Enero 1 de 2019 para las demás empresas).

1. Registrarse como facturador electrónico en el Portal de la DIAN

Este procedimiento es el mismo que tienen que seguir todas las empresas que vayan a facturar electrónicamente , independientemente de que sean grandes o pequeños contribuyentes, y del medio que usen para facturar, que puede ser una solución propia, un proveedor tecnológico de factura electrónica o la solución gratuita provista por la DIAN.

Para este paso deberá seguir el procedimiento indicado en el documento «Guía de Usuario Externo Facturador Electrónico» (Numeral 7) que la DIAN ha publicado.

La diferencia radica en que en el portal de usuarios registrados de la DIAN, menú Facturación Electrónica, se debe seleccionar como proveedor tecnológico “Solución Gratuita DIAN” y como software “Facturacion Gratuita 2242”.

2. Esperar a la Resolución de la DIAN (Solo si aún no es obligatoria)

  • Sistema donde se realiza: No existe
  • Instrucciones para realizarlo: No existe

Una vez cumplido el procedimiento de registro como facturador en portal de la DIAN, si todavía no es obligatorio para su empresa facturar electrónicamente, se le considera un facturador electrónico voluntario y por lo tanto deberá esperar a que la DIAN emita una resolución donde lo habilite como tal.

Al tiempo de este escrito el plazo para recibir la resolución es de varias semanas (acorde con los plazos que legalmente la DIAN puede tomarse para responder), pero tenga en cuenta que en el futuro, ante la demanda incrementada puede alargarse.

3. Actualizar el RUT

Si para su empresa ya comenzó a regir la obligatoriedad de la facturación electrónica ( Junio 30 de 2018 si es Gran Contribuyente, o 1 de enero de 2019 para las demás empresas), no necesita esperar una resolución de la DIAN y puede actualizar el RUT desde ya para incluir la responsabilidad 37 (Obligado a Facturar Electrónicamente Modelo 2242).

Si está adelantándose al plazo y tomó el camino voluntario, deberá esperar a que la DIAN emita la resolución donde le selecciona como Facturador Electrónico Voluntario. Con la resolución emitida, deberá llevar a cabo el procedimiento para actualizar el RUT e incluir la responsabilidad 38 (Facturación Electrónica Voluntaria Modelo 2242).

4. Registrarse en el Servicio de Facturación Gratuita

En este punto, ya está listo para registrarse en el servicio Web de la DIAN y ahora deberá valerse de la guía de usuario publicada por la DIAN

El primer paso del registro es verificar si la empresa ya está habilitada por la DIAN para facturar electrónicamente (los cuatro pasos anteriores se cunplieron correctamente).

Si ya aparece habilitada, podrá concluir el proceso de registro, ingresando los datos de su empresa.

5. Adquirir un Certificado de Firma Digital

Junto con la solución gratuita de facturación, la DIAN tiene disponible un paquete de certificados de firma digital que va a entregar sin costo a micro y pequeñas empresas.

Estos certificados se solicitan dentro del servicio de Facturación Gratuita en la opción “Solicitar certificado digital”


En caso de no resultar elegido para recibir el certificado gratuito por parte de la DIAN, deberá adquirirlo por su propia cuenta. Este certificado actualmente no es para nada barato (alrededor de $700.000) y también lleva un proceso de adquisición que toma varios días. Le recordamos la lista de entidades autorizadas para vender certificados digitales si necesita adquirirlo.

6. Solicitar un rango de numeración para sus facturas electrónicas

Igual que con la factura tradicional, antes de poder emitirlas debe solicitar autorización para cada prefijo y rango de numeración. Más adelante deberá registrar estos datos de su resolución de facturación en el servicio gratuito de facturación electrónica de la DIAN.

Lamentablemente, al momento de escribir este artículo, la dirección que se indica en la guía de la DIAN, no se puede encontrar (seguramente es una consecuencia del cambio de plataforma que la DIAN hizo este año en su página web). En cuanto la DIAN publique una solución, aquí estaremos publicando la dirección correcta.

7. Comenzar a facturar

A partir de la fecha en que la DIAN le notifique la responsabilidad de facturar electrónicamente, ya sea por la resolución que recibió como facturador voluntario (paso 2) o porque ya se encuentra dentro del plazo de obligatoriedad, todas las facturas y notas que su empresa emita, deben ser creadas usando la solución gratuita de la DIAN. Así que esté preparado para el cambio en la operación de su empresa que esto significa y que debe estar preparado para vencer obstáculos al principio del proceso.

Finalmente, aparte un tiempo para leer completamente la Guía de Usuario de la solución de facturación gratuita. Esta no es simplemente una opción nueva en el portal de la DIAN, sino que es todo un sistema completo de facturación, que requiere capacitación por parte del personal del departamento de facturación, tal como lo hace cuando adquiere nuevo software para su empresa.

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