La guía para elegir un Proveedor Tecnológico que no está escrita por un Proveedor Tecnológico

Con más de 50 Proveedores Tecnológicos de Facturación Electrónica ofreciendo sus servicios, se puede ver que cada vez la factura electrónica tiene más acogida, pero se hace más difícil escoger uno objetivamente.

Por la premura de tiempo no se puede pedir una cotización a cada uno de ellos y es fácil caer en la tentación de elegir el nombre que más familiar nos parezca, sin embargo, esa decisión apresurada puede resultar cara con el tiempo y difícil de echar atrás.

Hasta ahora toda la información disponible para elegir un Proveedor Tecnológico de Factura Electrónica proviene de los mismos proveedores tecnológicos, así que podemos esperar que ellos mismos no divulguen aquellas cosas que les puedan significar perder el cliente.

Luego de acompañar a varios de nuestros clientes en la selección de su estrategia para implementar la facturación electrónica, hemos acumulado lecciones valiosas que pueden evitarle dolores de cabeza a su empresa.

¿Qué debo evaluar del Proveedor Tecnológico?

En principio todos los PT son iguales: tienen que cumplir lo legal para que la DIAN les de su certificación y deben tener ISO 27001, o sea que todos van a tener seguridad y protección contra fallos.

Lo que realmente los diferencia y puede afectar a su empresa, para bien o para mal, son factores como los siguientes:

1. Que opciones de integración ofrecen

En primer lugar es importantísimo averiguar por los sistemas de facturación con los que tienen compatibilidad ya lista y que el sistema que actualmente usa su empresa esté en esa lista.

Si su empresa tiene un desarrollo propio de facturación y debe desarrollar una integración, averigüe si aceptan varios formatos diferentes de archivo con la información de las facturas, especialmente si aceptan DIAN-UBL (muy importante para no quedar atado al PT y poderse cambiar en un futuro) y si entregan algún software de integración con su solución.

2. La posibilidad de personalización

No todas las empresas son iguales, y si su empresa es mejor que la competencia, seguramente lo es por ser diferente de las demás, especialmente en su proceso de facturación.

Seguramente la funcionalidad que entrega el PT no se acomoda 100% a sus necesidades, así que averigüe que tanto cobran por hacer cada formato personalizado para el cliente, que tan fácil es hacerle modificaciones más adelante o si permiten que el mismo cliente las haga.

3. Soporte de otras funcionalidades además de lo exigido por la DIAN

Facturar electrónicamente es solo el comienzo del comercio electrónico, y para que su PT no se quede corto en un futuro, averigüe desde ya si le permite adjuntar archivos adjuntos adicionales, así como enviar y recibir cotizaciones, pedidos, ordenes de compra, notificaciones de pago, y otros documentos.

4. Capacidades de recepción de documentos electrónicos

Tenga en cuenta que algunos proveedores cobran adicional por las facturas recibidas, además de las enviadas. Verifique que tengan la funcionalidad para aprobar o rechazar las facturas recibidas y si se pueden exportar los datos de las facturas recibidas y exportan datos para realizar la contabilización.

5. Precio

Por último, todos los precios que ofrecen hoy en día los PT son solo especulación, solo con los años, las condiciones del mercado y la estructura de costos de los PT, llevarán a precios realistas.

Así que para comenzar, siempre asegúrese de tener varias propuestas económicas y que estas sean comparables entre sí en cuanto a precios de implementación y operación.

Y muy importante que también tenga en cuenta el costo que va a tener el desarrollo de la integración, pues que el PT espera que vaya por cuenta de su empresa, bien sea con personal interno o contratando a una empresa experta en Integración

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