¿Cuándo se entiende emitida una factura electrónica?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, precisa a los facturadores electrónicos, a los proveedores tecnológicos y a los sujetos que han recibido factura electrónica que, la misma se entiende emitida al momento en que se entrega al adquirente.

Si bien es cierto, la factura electrónica vigente en este momento (artículos 1.6.1.4. 1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016), debe ser enviada por el responsable a la administración tributaria dentro de las cuarenta y ocho (48) horas posteriores a su entrega.

Este procedimiento es una obligación que no afecta la validez de la factura previamente emitida, razón por la cual, los inconvenientes surgidos por el represamiento de las facturas enviadas a la entidad, no afectan de manera alguna la idoneidad que la factura electrónica posee en los términos del artículo 771-2 del Estatuto Tributario (Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables), siempre que sea emitida con el cumplimiento de los requisitos consagrados en la normatividad vigente.

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Ver comunicado de prensa DIAN

A partir de mayo de 2019 y hasta agosto de 2020 las empresas deberán implementar la factura electrónica, según los primeros dígitos de su código CIIU

Aquí la resolución 000020 del 26 de Marzo de 2019

Tomado de
https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-Comunicado-de-Prensa-039.aspx

Son válidos los tiquetes POS como soporte de deducciones?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- emitió, el 27 de febrero de 2019, concepto relacionado con el Documento Equivalente POS, como documento soporte para solicitar costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta e impuesto descontable en el Impuesto sobre las Ventas.

En el Concepto del 27 de febrero de 2019, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, considero que: “conforme lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, dado que a la fecha aún no se ha expedido decreto reglamentario, se siguen las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018. Esto significa que hoy, el documento equivalente POS tiene plena validez para solicitar costos y deducciones en el Impuestos sobre la Renta, lo mismo que Impuestos descontables en el Impuestos sobre las Ventas, y será así hasta tanto se reglamente la materia; sin perjuicio de la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.»

Doctrina

Banco de datos:                                         Procedimiento tributario
Descriptores:                                              Factura de Venta – Aceptación
Año:                                                              2019
Tipo de norma:                                           Concepto
Número de la norma:                                004922
Fecha de emisión:                                      27/02/2019
Nombre documento:                                 100208221-477
Nota: conceptos relacionados:                004920, 004918 004924, 004923, 004903, 004908, 004905, 004904
Número de problema:
Problema jurídico:
Tesis jurídica:
Fuentes formales:                                     Artículos 615, 616-1 y 618 del Estatuto Tributario. Artículos 1.6.1.4.1 al 1.6.1.4.25 del Decreto 1625 de 2016

Interpretación Legal: De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

En consecuencia, no corresponde a la Subdirección de Normativa y Doctrina conceptuar sobre normas que corresponden a la competencia de otros entes del Estado, ni resolver problemas específicos de asuntos particulares.

Así mismo, el artículo 113 de la Ley 1943 de 2018 establece que los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica o la Subdirección de Gestión de normativa y doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituyen interpretación oficial para los empleados públicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; por lo tanto, tendrán carácter obligatorio para los mismos.

Los contribuyentes solo podrán sustentar su actuación en la vía gubernativa y en la jurisdiccional con base en la Ley.

La consulta: Solicita aclaración respecto del parágrafo 4o adicionado al artículo 616-1 del Estatuto Tributario, mediante el artículo 16 de la Ley 1943 de 2018.

Pregunta:

(i) ¿Este apartado aplica desde qué fecha?
(ii) ¿No puede recibir facturas POS si necesita deducciones o deducibles en IVA?
(iii) ¿Si la factura POS cumple con el lleno de requisitos y viene con una autorización de facturación, es válida?

Respuesta:

La factura de talonario (o de papel) y la factura electrónica son para todos los efectos una factura de venta. (Inciso segundo, artículo 616 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016). La factura de venta debe llenar los siguientes requisitos: … b) Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor; c) Apellidos, nombre o razón social y NIT, del adquirente de los bienes y servicios, junto con el IVA pagado; d) Llevar un documento que corresponda a un sistema consecutivo de facturas de venta; e) Fecha de expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor de la operación…”.(Artículo 617 del Estatuto Tributario, creado por el Decreto Extraordinario 2503 de 1987).

Los documentos equivalentes a la factura de venta son aquellos que señala el gobierno nacional, en los que se encuentran: 1) Los tiquetes de máquinas registradoras; 2) Las boletas de ingreso a espectáculos públicos; 3) Los tiquetes de trasporte de pasajeros; 4) Recibos de pago matrículas o pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno; 5) Pólizas de seguros, títulos de capitalización y respectivos comprobantes de pago; 6) Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías; 7) Tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros. (Inciso tercero, artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016. Copilados en el Artículo 1.6.4.24 del Decreto Único Reglamentario, antes de la expedición de la Ley 1819 de 2016).

Los documentos equivalentes a la factura deben cumplir como mínimo: “1. Máquinas registradoras a) Máquinas registradoras con sistema POS Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos: 1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio. 2. Número consecutivo de la transacción. 3. Fecha de la operación. 4. Descripción de los bienes o servicios. 5. Valor total de la transacción(…).” (Artículo 1.6.1.4.25 del Decreto Único Reglamentario, según copilación antes de la Ley 1819 de 2016).

Para efecto de la procedencia de costos, deducciones en el Impuesto de Renta y los impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, se requiere que se encuentren soportados con la factura de venta o documento equivalente con el cumplimiento de los requisitos señalados anteriormente del artículo 617 del Estatuto Tributario. (Artículo 771-2 del Estatuto Tributario). “Sin embargo, lo anterior no impide que la DIAN ejerza su facultad fiscalizadora para verificar la realidad de la transacción. En esa medida, debe entenderse que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario no limita la facultad comprobatoria de la Administración.

De modo que, si la Administración prueba que las transacciones, los costos y el impuesto descontable no existen, pueden ser rechazados, sin que sea suficiente que el contribuyente pretenda acreditarlos con facturas o documentos equivalentes.” (Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. C.P. Stella Jeannette Carvajal Basto. Sentencia. 28 de noviembre de 2018. Expediente.2013-00545-01 (21851) )

Ahora bien, por expresa disposición de legislador (2018), los documentos equivalentes por máquinas registradoras POS, no dan derecho impuestos descontables en el impuesto a las ventas, ni a costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y Complementarios. Así quedó plasmado en el parágrafo 4º del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, que modificó los parágrafos 1, 2 y los transitorios 1 y 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y adicionó los parágrafos 4, 5 y 6 y el parágrafo transitorio del mismo artículo, en el cual se establece: “PARÁGRAFO 4.

Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a cotos ni deducciones en el impuesto de renta. No obstante, los adquirentes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tenga derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.” Según lo dispuesto en el artículo 122 de la Ley 1943 de 2018 del 28 de diciembre de 2018, las disposiciones contenidas en la citada ley empiezan a regir a partir de su promulgación.
Esta ley fue publicada en el Diario Oficial No. 50.820 de 28 de diciembre de 2018, lo cual indica que a partir de esa fecha se entiende que las obligaciones contenidas en el artículo 16, parágrafo 4o de la Ley 1943 del 28 de diciembre de 2018, que modificó y adicionó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, se encuentran vigentes.

No obstante lo anterior, el legislador en el parágrafo transitorio del citado artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, previó un régimen de transición el cual depende de los siguientes factores:
(i) Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno nacional.
(ii) Entre tanto, se aplican las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley.
(iii) Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.11 al 1.6.4.1.1.21 del Decreto Único Reglamentario mantienen su vigencia.
(iv) A partir del primero de enero del año 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables y costos y gastos deducibles, de acuerdo con el siguiente porcentaje en el que máximo podrá soportarse sin factura electrónica: Para el año 2020 hasta el 30%, 2021 hasta el 20% y 2022 hasta el 10%.
Para efectos de la operatividad de la factura electrónica la DIAN mediante Resolución No. 000002 del 3 de enero de 2019, ha seleccionado un grupo de sujetos obligados a facturar electrónicamente. La factura electrónica de que trata la referida resolución para quienes se encuentren obligados, se deberá expedir de conformidad con lo consagrado en los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.2, del Decreto 1625 de 2916 Único Reglamentario en Materia Tributaria hasta tanto entre en vigencia la factura electrónica con validación previa.

Así las cosas, conforme a lo dispuesto en el parágrafo transitorio del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, dado que a la fecha aún no se ha expedido decreto reglamentario, se siguen las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018. Esto significa que hoy, el documento equivalente POS tiene plena validez para solicitar costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, lo mismo que Impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y será así hasta tanto se reglamente la materia; sin perjuicio de la facultad fiscalizadora de la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales.

Para mayor ilustración sobre la factura, puede consultar el siguiente link: https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Presentacion/Paginas/normatividad.aspx

En los anteriores términos se resuelve su consulta y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normatividad” – “Técnica
Fecha de publicación:
Link al documento:
Novedades:

Tomado de https://www.dian.gov.co/normatividad/doctrina/Paginas/DetalleDoctrina.aspx?DianId=43227

¿Por qué es tan difícil para algunas empresas implementar la factura electrónica?

Esta semana la DIAN realizó un anuncio doblemente sorprendente: que tres años después del decreto 2242, había emitido su primera factura electrónica.  Ver noticia
Para comenzar, el anuncio es sorprendente porque muchos no se imaginaban que la DIAN – al igual que todas las empresas por ella regidas – también declara IVA.
Pero igualmente sorprendente, es que siendo el artífice del sistema de factura electrónica, apenas haya podido implementarla a escasas 2 semanas de que venciera el plazo y se expusiera a una sanción (y en ese caso no tendría a quién recurrir pidiendo clemencia).
Sus ingenieros deben haber deseado pedir la prórroga que si pidieron más de 1000 grandes contribuyentes, que desde antes del 30 de junio ya habían reconocido que no alcanzarían a implementarla a tiempo.
Esa prórroga salvadora la solicitaron grandes empresas, con grandes capitales y grandes presupuestos en tecnología. Incluso proveedores tecnológicos de factura electrónica pidieron cacao porque no iban a alcanzar a facturar dentro del plazo inicial del 1 de septiembre.
¿Significa de esto que sí las empresas más grandes no han podido implementar la factura electrónica, para las más pequeñas va a ser aún más difícil?
Posiblemente no.
Paradójicamente es para estas empresas más grandes y plenas de recursos que la factura electrónica representa un mayor desafío. Entre las numerosas razones para ello vamos a examinar tres factores que hacen difícil para las grandes empresas implementar la facturación electrónica, pero que muy probablemente, para las empresas más pequeñas no sean tan relevantes y para ellas sea más fácil dar el salto tecnológico y organizacional.

1. La naturaleza de la factura electrónica

Este factor afecta por igual a grandes y pequeñas empresas. A diferencia de otras implementaciones de software, la facturación electrónica es un sistema integral que exige la unión de conocimientos en diferentes áreas, como la contaduría, el derecho, la administración y la informática, que generalmente no son dominados por una sola persona o departamento y requieren equipos interdisciplinarios, con un tipo especial de liderazgo muy capacitado para poderlos sacar adelante.
En la mayoría de proyectos en una organización quien ejerce de líder puede incluso darse el lujo de no saber mucho sobre la materia y limitarse a delegar las tareas a sus subalternos. Pero, por la complejidad de la factura electrónica, el líder necesita saber todo de todo para poder coordinar los esfuerzos y solucionar los innumerables problemas que deberán sortear.

2. La complejidad de las organizaciones

Algunas empresas grandes contribuyentes tienen un modelo simple de negocios donde generan muchos ingresos dedicándose a una sola actividad empresarial. Sin embargo, en la mayoría de los casos las grandes empresas desempeñan diferentes actividades, en diferentes sedes, como si tuvieran otras empresas dentro de la empresa, cada una con su propia estructura organizacional, ubicación geográfica e incluso diferentes sistemas informáticos.
Por la forma en que ha sido mandado el sistema en Colombia, la empresa con todas sus empresas internas, debe iniciar a facturar electrónicamente el mismo día. se ha de imaginar la dificultad para coordinar todas las unidades de negocio y las diferentes sedes para que salten al nuevo sistema al tiempo y como los retrasos son inevitables mientras unas partes de la empresa esperan a las otras.

3. La complejidad de los sistemas informáticos

A diferencia de las empresas pequeñas – que pueden incluso operar sin necesidad de un sistema informático – las grandes empresas suelen tener sistemas de los cuales depende su operación, muchas veces desarrollados al interior de la compañía, por personal que ya no labora en ella y que no fue diseñado para cambios tecnológicos de la magnitud de la factura electrónica. Estos sistemas son tan complejos que cualquier cambio debe estudiarse con mucho cuidado, para no afectar la funcionalidad de la cual depende la organización.
 A  esto se suma que no es fácil conseguir personal de desarrollo que al mismo tiempo domine tecnologías antiguas – como las que suelen tener implementadas las empresas – y tecnologías nuevas – como las que requiere la factura electrónica.

¿Hay esperanza?

Para estas empresas que aún están luchando con la implementación no habría mejor noticia que la DIAN les permitiera operar simultaneamente el sistema tradicional y el electrónico, y así poder realizar gradualmente el cambio en sus estructuras internas.
Pero mientras esto sucede, sus pocas opciones incluyen destinar más personal y más tiempo a los proyectos de implementación. Pero aún así,  puede tomar tiempo para que se capaciten lo suficiente en las habilidades técnicas requeridas y logrén capacitar a sus compañeros para realizar el cambio en las operaciones de la empresa.
De otro lado, existen expertos que han realizado implementaciones exitosas, gracias a que poseen los conocimientos contables, legales, informáticos y sobre todo los gerenciales. Lamentablemente son muy pocos todavía en el país, pero han ido aumentado a medida que más empresas culminan sus procesos de implementación. Solo esperamos que le oferta de estos expertos sea suficiente para la cantidad de empresas que gracias a la obligación legal lo requieren.
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Cómo facturar electrónicamente (casi) ¡GRATIS!

La pasada semana, la DIAN finalmente liberó la Solución Gratuita de Facturación Electrónica, que estaba obligada a implementar por el decreto 2242 de 2015 donde se creó el actual sistema de Facturación Electrónica.

La solución se puede usar ingresando a https://facturaciongratuita.dian.gov.co/

Para muchas empresas que no facturan con un sistema, o que por su bajo volumen de facturación no se les justifica cambiar el que tienen o contratar un proveedor tecnológico de facturación electrónica, está herramienta ofrecida por la DIAN es su mejor alternativa para cumplir la obligación.

Si bien la solución es gratuita y puede ser usada por cualquier empresa, tener acceso a ella no es un proceso precisamente simple, de hecho, es casi tan extenso y complejo como constituir una nueva empresa. Aunque la solución tiene un manual de usuario, comenzar a usarla implica completar el procedimiento previo de inscripción como facturador electrónico, que no está completamente explicado allí y va a necesitar consultar varios documentos para guiarse en cada uno de los pasos.

Adicionalmente, la solución exige tener un certificado de firma digital, que cuesta unos $700.000, pero la DIAN está entregando algunos de manera gratuita y su empresa puede ser una de las elegidas.

En FacturasYRespuestas.com hemos recopilado está breve guía, donde le damos el panorama completo del proceso. Del primer al ultimo paso pueden transcurrir días o semanas, así que es mejor hacerlo con tiempo, antes de que se venzan los plazos para su empresa.

El proceso para usar la solución de facturación gratuita de la DIAN

  1. Registrarse como Facturador Electrónico
  2. Esperar a la Resolución de habilitación (para facturadores voluntarios)
  3. Actualizar el RUT
  4. Registrarse en la Solución Gratuita de a DIAN
  5. Adquirir un Certificado de Firma Digital
  6. Solicitar un Rango de Facturación
  7. Comenzar a Facturar

Algunos de estos pasos varían si su empresa decide ser Facturador Electrónico Voluntario (aún no ha comenzado la fecha de rigor para su empresa) o si ya comenzó el plazo de obligatoriedad (Junio 30 de 2018 para Grandes Contribuyentes y Enero 1 de 2019 para las demás empresas).

1. Registrarse como facturador electrónico en el Portal de la DIAN

Este procedimiento es el mismo que tienen que seguir todas las empresas que vayan a facturar electrónicamente , independientemente de que sean grandes o pequeños contribuyentes, y del medio que usen para facturar, que puede ser una solución propia, un proveedor tecnológico de factura electrónica o la solución gratuita provista por la DIAN.

Para este paso deberá seguir el procedimiento indicado en el documento «Guía de Usuario Externo Facturador Electrónico» (Numeral 7) que la DIAN ha publicado.

La diferencia radica en que en el portal de usuarios registrados de la DIAN, menú Facturación Electrónica, se debe seleccionar como proveedor tecnológico “Solución Gratuita DIAN” y como software “Facturacion Gratuita 2242”.

2. Esperar a la Resolución de la DIAN (Solo si aún no es obligatoria)

  • Sistema donde se realiza: No existe
  • Instrucciones para realizarlo: No existe

Una vez cumplido el procedimiento de registro como facturador en portal de la DIAN, si todavía no es obligatorio para su empresa facturar electrónicamente, se le considera un facturador electrónico voluntario y por lo tanto deberá esperar a que la DIAN emita una resolución donde lo habilite como tal.

Al tiempo de este escrito el plazo para recibir la resolución es de varias semanas (acorde con los plazos que legalmente la DIAN puede tomarse para responder), pero tenga en cuenta que en el futuro, ante la demanda incrementada puede alargarse.

3. Actualizar el RUT

Si para su empresa ya comenzó a regir la obligatoriedad de la facturación electrónica ( Junio 30 de 2018 si es Gran Contribuyente, o 1 de enero de 2019 para las demás empresas), no necesita esperar una resolución de la DIAN y puede actualizar el RUT desde ya para incluir la responsabilidad 37 (Obligado a Facturar Electrónicamente Modelo 2242).

Si está adelantándose al plazo y tomó el camino voluntario, deberá esperar a que la DIAN emita la resolución donde le selecciona como Facturador Electrónico Voluntario. Con la resolución emitida, deberá llevar a cabo el procedimiento para actualizar el RUT e incluir la responsabilidad 38 (Facturación Electrónica Voluntaria Modelo 2242).

4. Registrarse en el Servicio de Facturación Gratuita

En este punto, ya está listo para registrarse en el servicio Web de la DIAN y ahora deberá valerse de la guía de usuario publicada por la DIAN

El primer paso del registro es verificar si la empresa ya está habilitada por la DIAN para facturar electrónicamente (los cuatro pasos anteriores se cunplieron correctamente).

Si ya aparece habilitada, podrá concluir el proceso de registro, ingresando los datos de su empresa.

5. Adquirir un Certificado de Firma Digital

Junto con la solución gratuita de facturación, la DIAN tiene disponible un paquete de certificados de firma digital que va a entregar sin costo a micro y pequeñas empresas.

Estos certificados se solicitan dentro del servicio de Facturación Gratuita en la opción “Solicitar certificado digital”


En caso de no resultar elegido para recibir el certificado gratuito por parte de la DIAN, deberá adquirirlo por su propia cuenta. Este certificado actualmente no es para nada barato (alrededor de $700.000) y también lleva un proceso de adquisición que toma varios días. Le recordamos la lista de entidades autorizadas para vender certificados digitales si necesita adquirirlo.

6. Solicitar un rango de numeración para sus facturas electrónicas

Igual que con la factura tradicional, antes de poder emitirlas debe solicitar autorización para cada prefijo y rango de numeración. Más adelante deberá registrar estos datos de su resolución de facturación en el servicio gratuito de facturación electrónica de la DIAN.

Lamentablemente, al momento de escribir este artículo, la dirección que se indica en la guía de la DIAN, no se puede encontrar (seguramente es una consecuencia del cambio de plataforma que la DIAN hizo este año en su página web). En cuanto la DIAN publique una solución, aquí estaremos publicando la dirección correcta.

7. Comenzar a facturar

A partir de la fecha en que la DIAN le notifique la responsabilidad de facturar electrónicamente, ya sea por la resolución que recibió como facturador voluntario (paso 2) o porque ya se encuentra dentro del plazo de obligatoriedad, todas las facturas y notas que su empresa emita, deben ser creadas usando la solución gratuita de la DIAN. Así que esté preparado para el cambio en la operación de su empresa que esto significa y que debe estar preparado para vencer obstáculos al principio del proceso.

Finalmente, aparte un tiempo para leer completamente la Guía de Usuario de la solución de facturación gratuita. Esta no es simplemente una opción nueva en el portal de la DIAN, sino que es todo un sistema completo de facturación, que requiere capacitación por parte del personal del departamento de facturación, tal como lo hace cuando adquiere nuevo software para su empresa.

Si nuestros artículos le han sido de utilidad, no olvide compartirlos en sus redes sociales, para que otros también puedan beneficiarse de ellos. Abajo encontrará botones que le permiten compartir en Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn y WhatsApp con solo un click. Sus amigos y nosotros le estaremos muy agradecidos.

Cómo facturar electrónicamente sin usar un Proveedor Tecnológico

Debido al poco tiempo y a la poca información disponible sobre el proceso de facturación electrónica, muchas empresas prefieren no correr riesgos y contratar un Proveedor Tecnológico, así les signifique un mayor costo a largo plazo en muchos casos y un sacrificio para los procesos de la empresa, que deben adaptarse a los requerimientos de estos proveedores.
Si usted decide usar un Proveedor Tecnológico, le invitamos a leer nuestra Guía para elegir un Proveedor Tecnológico
Sin embargo, hay una alternativa explícita en el decreto 2242 de 2015, artículo 10 parágrafo 1, que abre la puerta a que las empresas desarrollen sus propias soluciones, las subcontraten o las compren ya desarrolladas. Dice textualmente:
Los obligados a facturar electrónicamente que facturen y los proveedores tecnológicos definidos en el presente Decreto podrán, para este efecto, adquirir soluciones tecnológicas o desarrollarlas; las mismas deberán cumplir, en todo caso, las condiciones técnicas y tecnológicas que fije la DIAN y en la forma  que la Entidad establezca.
Es comprensible que lo extenso y complejo de las especificaciones requeridas por la DIAN muchos teman embarcarse en adquirir o desarrollar una solución que entregue las facturas electrónicas directamente a la DIAN. No obstante, queremos mostrar aquí los tres pasos (no triviales) que tomaría hacerlo.

1. Adquirir un Certificado de Firma Digital

Toda factura electrónica debe ir firmada digitalmente por la empresa que la emite (por el proveedor tecnológico, cuando se contrata uno). Esto se hace mediante un certificado de firma digital que se adquiere con alguno de los proveedores autorizados en Colombia. Este certificado es diferente del que se usa para firmar las declaraciones en el actual sistema Muisca de la DIAN.
La empresa debe comenzar entonces por adquirir uno de estos certificados, que actualmente cuestan alrededor de $700.000, aunque la DIAN espera que bajen de precio al aumentar su demanda.

2. Habilitar el software de Facturación

En este punto la empresa tiene dos posibilidades: una es que su software de facturación actual tenga la funcionalidad de generación y envío de la factura electrónica, la otra es que tenga que construirla si no la tiene.

2.1. Sistemas de facturación preparados para facturar electrónicamente

Es posible que la empresa cuente con la fortuna de tener un sistema de facturación que ya tenga incluida la capacidad de facturar electrónicamente. Actualmente son pocos en Colombia, pero se espera que cada vez más casas productoras lo hagan.
En este caso, bastará con configurar el software para que use el certificado de firma digital de la empresa, junto con las demás configuraciones que el fabricante requiera.

2.2. Construir o adquirir una solución de facturación electrónica

Si el software de la empresa no ha sido actualizado por su fabricante para facturar electrónicamente, o si la empresa tiene un desarrollo a la medida, va a necesitar construir una integración o adquirir una solución ya desarrollada que tome las facturas desde su actual sistema y las entregue a la DIAN.
Este camino, si bien no es imposible de abordar, si es el que requiere mayor esfuerzo, y el que ha causado la mala fama de la factura electrónica. Recorrerlo requiere ampliar los conocimientos sobre documentos electrónicos en XML, el estándar de comercio electrónico UBL, criptografía y firmas digitales, e intercambio de datos mediante servicios web, todo esto antes de abordar las especificaciones técnicas que entrega la DIAN.
Adicionalmente, deberá desarrollarse la funcionalidad para generar la representación gráfica de la factura en PDF, con el código QR y el CUFE. Muchas veces es tan fácil como adaptar la funcionalidad actual de impresión, otras veces va a requerir desarrollarla por completo desde cero.
Otra opción es conseguir una empresa que venda la solución de firma y entrega de la factura a la DIAN, y desarrollar solo la parte de integración con su actual sistema de facturación (eso es precisamente lo que ofrecemos en Creativos Digitales).

3. Validar el software de Facturación ante la DIAN

Una vez tenga construida e instalada su solución de facturación electrónica, para que la DIAN lo acepte como facturador electrónico, deberá pasar una serie de pruebas técnicas para garantizar que el software este entregando los documentos en el formato correcto, de la manera correcta y firmados correctamente.
Este proceso se inicia en el sistema Muisca de la DIAN, y requerirá de paciencia y constancia por parte del equipo técnico para corregir los errores que la DIAN reporte, hasta que logren enviar exitosamente por lo menos un ejemplar de cada unos de los tres tipos de documentos electrónicos (Factura, Nota Débito y Crédito).
Dependiendo de cuanto software debe desarrollarse y del tamaño y complejidad de su empresa, este camino puede tomar entre una semana (si el software de facturación ya está listo), a unos seis meses (si se debe desarrollar la integración y la representación gráfica), así que téngalo en cuenta para el cumplimiento de los plazos legales.
Y sobre todo tenga en cuenta que cada empresa es un caso diferente, así los fabricantes de software quieran vender soluciones iguales para todos.
En Creativos Digitales estaremos gustosos de asesorarle para que su empresa implemente una solución que se adapte a ella, y no al revés.
Contáctenos en el (4) 322 1730 y reciba una asesoría inicial sin costo.

La guía para elegir un Proveedor Tecnológico que no está escrita por un Proveedor Tecnológico

Con más de 50 Proveedores Tecnológicos de Facturación Electrónica ofreciendo sus servicios, se puede ver que cada vez la factura electrónica tiene más acogida, pero se hace más difícil escoger uno objetivamente.

Por la premura de tiempo no se puede pedir una cotización a cada uno de ellos y es fácil caer en la tentación de elegir el nombre que más familiar nos parezca, sin embargo, esa decisión apresurada puede resultar cara con el tiempo y difícil de echar atrás.

Hasta ahora toda la información disponible para elegir un Proveedor Tecnológico de Factura Electrónica proviene de los mismos proveedores tecnológicos, así que podemos esperar que ellos mismos no divulguen aquellas cosas que les puedan significar perder el cliente.

Luego de acompañar a varios de nuestros clientes en la selección de su estrategia para implementar la facturación electrónica, hemos acumulado lecciones valiosas que pueden evitarle dolores de cabeza a su empresa.

¿Qué debo evaluar del Proveedor Tecnológico?

En principio todos los PT son iguales: tienen que cumplir lo legal para que la DIAN les de su certificación y deben tener ISO 27001, o sea que todos van a tener seguridad y protección contra fallos.

Lo que realmente los diferencia y puede afectar a su empresa, para bien o para mal, son factores como los siguientes:

1. Que opciones de integración ofrecen

En primer lugar es importantísimo averiguar por los sistemas de facturación con los que tienen compatibilidad ya lista y que el sistema que actualmente usa su empresa esté en esa lista.

Si su empresa tiene un desarrollo propio de facturación y debe desarrollar una integración, averigüe si aceptan varios formatos diferentes de archivo con la información de las facturas, especialmente si aceptan DIAN-UBL (muy importante para no quedar atado al PT y poderse cambiar en un futuro) y si entregan algún software de integración con su solución.

2. La posibilidad de personalización

No todas las empresas son iguales, y si su empresa es mejor que la competencia, seguramente lo es por ser diferente de las demás, especialmente en su proceso de facturación.

Seguramente la funcionalidad que entrega el PT no se acomoda 100% a sus necesidades, así que averigüe que tanto cobran por hacer cada formato personalizado para el cliente, que tan fácil es hacerle modificaciones más adelante o si permiten que el mismo cliente las haga.

3. Soporte de otras funcionalidades además de lo exigido por la DIAN

Facturar electrónicamente es solo el comienzo del comercio electrónico, y para que su PT no se quede corto en un futuro, averigüe desde ya si le permite adjuntar archivos adjuntos adicionales, así como enviar y recibir cotizaciones, pedidos, ordenes de compra, notificaciones de pago, y otros documentos.

4. Capacidades de recepción de documentos electrónicos

Tenga en cuenta que algunos proveedores cobran adicional por las facturas recibidas, además de las enviadas. Verifique que tengan la funcionalidad para aprobar o rechazar las facturas recibidas y si se pueden exportar los datos de las facturas recibidas y exportan datos para realizar la contabilización.

5. Precio

Por último, todos los precios que ofrecen hoy en día los PT son solo especulación, solo con los años, las condiciones del mercado y la estructura de costos de los PT, llevarán a precios realistas.

Así que para comenzar, siempre asegúrese de tener varias propuestas económicas y que estas sean comparables entre sí en cuanto a precios de implementación y operación.

Y muy importante que también tenga en cuenta el costo que va a tener el desarrollo de la integración, pues que el PT espera que vaya por cuenta de su empresa, bien sea con personal interno o contratando a una empresa experta en Integración

¿Quienes son los proveedores de firma digital aceptados por la DIAN?

Para aquellas empresas que opten por emitir directamente sus facturas electrónicas, sin usar un proveedor tecnológico, deberán adquirir un certificado de firma digital de una entidad registrada ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, que son las únicas firmas aceptadas por la DIAN.

El costo de estos certificados es de unos $700.000, variando levemente de una entidad a otra.

A continuación la lista de estas entidades acreditadas:

Razón social Dirección Ciudad Teléfono – Fax Web Correo electrónic
CITISEG SAS Cra. 13 A No 29-26  Local 142 Bogotá D.C. 2441929 Ext 1006 Fax 3837295 www.citiseg.com rodrigo.caro@citiseg.com;info@citiseg.com
CERTICÁMARA S. A. Carrera 7 No. 26 – 20 Pisos 18 y 19 Edificio Seguros Tequendama Bogotá D.C. 790300 – 7442727 www.certicamara.com hector.garcia@certicamara.com; servicioalcliente@certicamara.com
ANDES SERVICIO DE CERTIFICACION DIGITAL S. A Carrera 27 No 86–43 Bogotá D.C. 7456884 3503189939 www.andesscd.com.co ventas@andesscd.com.co
GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A. Carrera 82 No 46 A – 93 Local 1 Bogotá D.C. 7051888 www.gse.com.co info@gse.com.co; hector.garcia@gse.com.co
EDICOM Calle 26 No 59-51 Oficina 308 Torre 3 Bogotá D.C. 7953970 – 3005785000 www.edicomgroup.com jjulio@edicomgroup.com

¿Quienes son los Proveedores de Factura Electrónica en Colombia?

Lista Actualizada al 04/05/2018 y tomada del sitio de la DIAN: https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/FactureElectronicamente/Paginas/proveedortecnologico.aspx

Si usted es uno de los proveedores tecnológicos y desea hacer correcciones sobre la información aquí publicada, por favor háganoslo saber dejando un comentario al final del artículo. Gustosos estaremos haciendo el cambio.

# PROVEEDOR SITIO WEB TELEFONO CIUDAD
1 ACEPTA S A S  (1)3137800 Bogotá
2 ATEB COLOMBIA S.A.S www.ateb.com.co (1)3002859 Bogotá
3 BIT CONSULTING S.A.S www.bitconsulting.co ( 1) 744 1515 Bogotá
4 BYTHEWAVE S.A.S www.bythewave.co/web/ (4) 322 29 24 Medellín
5 CADENA S.A www.cadena.com.co (4)3786666 Bogotá , Medellín, Cali
6 CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S www.carvajaltys.com (1)294 0850 Bogotá, Medellín, Bucaramang, Manizales, Cali, Barranquilla, Pereira
7 COMERCIO ELECTRONICO EN INTERNET S.A CENET S.A www.cenet.co (1)7441111 Bogotá
8 COMPUNET S.A www.grupocnet.com.co (2) 486 84 84 Cali
9 COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S www.computec.com (1)5979500 Bogotá
10 DATA EXPRESS LATINOAMERICA S.A.S. delatam.co  (1) 2 950 100 Bogotá
11 DBNET COLOMBIA SAS dbnetcorp.com.co (1) 3473191 Bogotá
12 DELCOP COLOMBIA S.A .S www.xcol.co (1)4251180 Bogotá
13 DISPAPELES S.A.S www.facturacionelectronicadispapeles.com  (1)643 9000 Bogotá
13 DISTRIBUIDORA DE PAPELES S.A.S – DISPAPELES www.dispapeles.com (4)6439000 Medellín
14 DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S www.domina.com.co (4)4302020 Medellín
15 EDICOM S.A S www.edicomgroup.com (1)7953970 Bogotá
16 EDX COLOMBIA S A S www.edx.org (1)4672002 Bogotá
17 EKOMERCIO ELECTRÓNICO SAS www.ekomercio.co  (1) 7439667 Bogotá
18 ESDINAMICO S.A.S www.esdinamico.com (1)7569641 Bogotá
19 ESTRUCTURAS GERENCIALES S.A.S EGESA www.egesacolombia.com (1)2496961 Bogotá
20 F Y M TECHNOLOGY S.A.S fymtech.com (1)498695 Bogotá
21 FACTURA1 S.A.S www.factura1.com.co (1) 8054601 Bogotá
22 FACTURE S.A.S www.facture.co  (5)6933271 Cartagena
23 FEBOS COLOMBIA S.A.S  (1)4321450 Bogotá
24 GURUSOFT S.A.S www.gurusoft.com.co (1) 703 2922 Bogotá
25 HERRAMIENTAS DE GESTION INFORMATICA S.A.S hgi.com.co (4) 444 45 84 Medellín
26 INDRA COLOMBIA LTDA www.indracompany.com/es/pais/colombia (1) 646 3600 Bogotá
27 INNAPSIS APPFLOW SAS www.innapsis.com.co (1) 381 49 90 Bogotá
28 JAIME TORRES C Y CIA S.A www.jaimetorres.net (1)235 4107 Bogotá
29 NOVA CORP S.A.S www.novacorp-plus.com (1)756230 Bogotá
30 OLIMPIA MANAGEMENT S A www.olimpiait.com (1) 742 51 33 Bogotá
31 PAPERLESS S.A.S www.paperlessla.com (1) 4759786 Bogotá
32 PARADIGMA S.A.S www.paradigma.com.co (1)4865340 Bogotá
33 PLATAFORMA COLOMBIA S.A.S. plataforma.com.co  (2) 5244972 Cali
34 PRODUCTORA DE SOFTWARE S.A.S.  PSL www.psl.com.co (4) 3722022 Itagüí
35 PROFESIONALES EN TRANSACIONES ELECTRONICA S.A. PTESA www.ptesa.com  (1) 6420003 Bogotá
36 REDUNONET LTDA www.redunonet.com  (1)6012214 Bogotá
37 SAPHETY TRANSFORMACIONES ELECTRONICAS S.A.S www.saphety.com.co (1)5306719 Bogotá
38 SIGNATURE SOUTH CONSUSULTIN COLOMBIA S.A.S www.southconsulting.com (1)6672575 Bogotá
39 SIMBA SOFTWARE SAS (+57)3002688698 Bogotá
40 SISTEMA INTEGRADO MULTIPLE DE PAGOS ELECTRONICOS S.A. (1) 3432949 Bogotá
41 SISTEMAS DE INFORMACION EMPRESARIAL S.A www.siesa.com (2) 4865888 Cali
42 SOCIEDAD CAMERAL DE CERTIFICACION DIGITAL CERTICAMARA S.A www.certicamara.com (1)3790300 Bogotá
43 SOCIEDAD DE EXPLOTACION REDES ELECTRONICAS Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A S SERES S.A.S co.groupseres.com (1)19277350 Bogotá
44 SOFTWARE COLOMBIA SERVIVCIOS INFORMATICOS S.A.S software-colombia.com/index.php/2013-12-06-22-11-58/factura-electronica (1) 4576493 Bogotá
45 TELEINTE S.A.S www.teleinte.com/soluciones/facturacion-electronica/ (1) 610 2453 Bogotá
46 TERASYS S.A www.terasys.com.co (1)3400072 Pereira
47 THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S www.thefactoryhka.com  (1)3113063 Bogotá
48 TRANSFIRIENDO S.A www.transfiriendo.com/servicios/ifactura.html (1) 6910810 Bogotá
49 VSDC S.A.S www.numrot.com (4) 312 1370 Medellín
50 HMT SAS (1) 8572898 Bogotá
51 OASISCOM SAS www.oasiscom.com (1) 7463300 Bogotá

¿Para que sirve Facturas y Respuestas?

Es muy probable que usted, como la mayoría de los colombianos, no sepa mucho de la Factura Electrónica, aparte de que será obligatoria a partir del próximo año y que sirve como tema para los memes electorales por estos días.

Pero aparte de eso, deben ser más las preguntas que las respuestas.

Nosotros mismos en Creativos Digitales S.A.S. y especialmente donde nuestros clientes, nos hemos dado cuenta de ese gran vacío de conocimiento alrededor del tema, y que aparte de los funcionarios de la DIAN y de quienes ya vienen participando en el programa piloto de factura electrónica, es muy escaso el conocimiento disponible, incluso en los portales dedicados al negocio de la actualización contable y legal para empresas.

Y cuando pensamos en las 550.000 empresas colombianas que al iniciar el año próximo deben cumplir este requisito legal, nuestras convicciones corporativas nos dicen que es nuestro deber hacer algo para ayudar.

Por eso hoy estamos lanzando FacturasyRespuestas.com, una herramienta de difusión del conocimiento, con la que buscamos crear una comunidad abierta, auto regulada y siempre gratuita, donde quienes tienen preguntas, puedan encontrar a otras personas generosas con el conocimiento, que puedan darle respuestas, y hacerlas públicas para otras personas que tengan las mismas preguntas.

¿Cómo funciona?

Nuestro sitio tiene un sistema de recompensas en la forma de puntos de reputación, que se irán asignando a cada usuario como premio por responder preguntas. Pero también se ganan puntos por preguntar, por calificar las respuestas y por hacer comentarios. Este modelo ya se ha probado con éxito a nivel global en comunidades con intereses comunes, aunque reconocemos que es una experiencia relativamente nueva en Colombia y tendremos mucho que aprender al aplicarlo en nuestra cultura.

Esperamos que al visitar nuestro sitio encuentre la respuesta que está buscando, pero si no es así, lo invitamos a que se registre y publique su pregunta. Estaremos trabajando para conseguirle una respuesta entre la comunidad, o directamente con la DIAN si fuera necesario.

Recuerde el proverbio “La sabiduría no está tanto en las respuestas como en las preguntas”

Ingrese ya y regístrese en FacturasyRespuestas.com