¿Por qué es tan difícil para algunas empresas implementar la factura electrónica?

Esta semana la DIAN realizó un anuncio doblemente sorprendente: que tres años después del decreto 2242, había emitido su primera factura electrónica.  Ver noticia
Para comenzar, el anuncio es sorprendente porque muchos no se imaginaban que la DIAN – al igual que todas las empresas por ella regidas – también declara IVA.
Pero igualmente sorprendente, es que siendo el artífice del sistema de factura electrónica, apenas haya podido implementarla a escasas 2 semanas de que venciera el plazo y se expusiera a una sanción (y en ese caso no tendría a quién recurrir pidiendo clemencia).
Sus ingenieros deben haber deseado pedir la prórroga que si pidieron más de 1000 grandes contribuyentes, que desde antes del 30 de junio ya habían reconocido que no alcanzarían a implementarla a tiempo.
Esa prórroga salvadora la solicitaron grandes empresas, con grandes capitales y grandes presupuestos en tecnología. Incluso proveedores tecnológicos de factura electrónica pidieron cacao porque no iban a alcanzar a facturar dentro del plazo inicial del 1 de septiembre.
¿Significa de esto que sí las empresas más grandes no han podido implementar la factura electrónica, para las más pequeñas va a ser aún más difícil?
Posiblemente no.
Paradójicamente es para estas empresas más grandes y plenas de recursos que la factura electrónica representa un mayor desafío. Entre las numerosas razones para ello vamos a examinar tres factores que hacen difícil para las grandes empresas implementar la facturación electrónica, pero que muy probablemente, para las empresas más pequeñas no sean tan relevantes y para ellas sea más fácil dar el salto tecnológico y organizacional.

1. La naturaleza de la factura electrónica

Este factor afecta por igual a grandes y pequeñas empresas. A diferencia de otras implementaciones de software, la facturación electrónica es un sistema integral que exige la unión de conocimientos en diferentes áreas, como la contaduría, el derecho, la administración y la informática, que generalmente no son dominados por una sola persona o departamento y requieren equipos interdisciplinarios, con un tipo especial de liderazgo muy capacitado para poderlos sacar adelante.
En la mayoría de proyectos en una organización quien ejerce de líder puede incluso darse el lujo de no saber mucho sobre la materia y limitarse a delegar las tareas a sus subalternos. Pero, por la complejidad de la factura electrónica, el líder necesita saber todo de todo para poder coordinar los esfuerzos y solucionar los innumerables problemas que deberán sortear.

2. La complejidad de las organizaciones

Algunas empresas grandes contribuyentes tienen un modelo simple de negocios donde generan muchos ingresos dedicándose a una sola actividad empresarial. Sin embargo, en la mayoría de los casos las grandes empresas desempeñan diferentes actividades, en diferentes sedes, como si tuvieran otras empresas dentro de la empresa, cada una con su propia estructura organizacional, ubicación geográfica e incluso diferentes sistemas informáticos.
Por la forma en que ha sido mandado el sistema en Colombia, la empresa con todas sus empresas internas, debe iniciar a facturar electrónicamente el mismo día. se ha de imaginar la dificultad para coordinar todas las unidades de negocio y las diferentes sedes para que salten al nuevo sistema al tiempo y como los retrasos son inevitables mientras unas partes de la empresa esperan a las otras.

3. La complejidad de los sistemas informáticos

A diferencia de las empresas pequeñas – que pueden incluso operar sin necesidad de un sistema informático – las grandes empresas suelen tener sistemas de los cuales depende su operación, muchas veces desarrollados al interior de la compañía, por personal que ya no labora en ella y que no fue diseñado para cambios tecnológicos de la magnitud de la factura electrónica. Estos sistemas son tan complejos que cualquier cambio debe estudiarse con mucho cuidado, para no afectar la funcionalidad de la cual depende la organización.
 A  esto se suma que no es fácil conseguir personal de desarrollo que al mismo tiempo domine tecnologías antiguas – como las que suelen tener implementadas las empresas – y tecnologías nuevas – como las que requiere la factura electrónica.

¿Hay esperanza?

Para estas empresas que aún están luchando con la implementación no habría mejor noticia que la DIAN les permitiera operar simultaneamente el sistema tradicional y el electrónico, y así poder realizar gradualmente el cambio en sus estructuras internas.
Pero mientras esto sucede, sus pocas opciones incluyen destinar más personal y más tiempo a los proyectos de implementación. Pero aún así,  puede tomar tiempo para que se capaciten lo suficiente en las habilidades técnicas requeridas y logrén capacitar a sus compañeros para realizar el cambio en las operaciones de la empresa.
De otro lado, existen expertos que han realizado implementaciones exitosas, gracias a que poseen los conocimientos contables, legales, informáticos y sobre todo los gerenciales. Lamentablemente son muy pocos todavía en el país, pero han ido aumentado a medida que más empresas culminan sus procesos de implementación. Solo esperamos que le oferta de estos expertos sea suficiente para la cantidad de empresas que gracias a la obligación legal lo requieren.
En Creativos Digitales contamos con la combinación de conocimientos y experiencia  que requieren los más complejos proyectos de facturación electrónica y está disponible para ayudar a su empresa.
No importa cuán grandes, complejos o antiguos sean sus sistemas, tenemos herramientas innovadoras y técnicas revolucionarias para conseguir resultados. Conozca sobre nuestra solución de Integración en creativosdigitales.co
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Cómo facturar electrónicamente sin usar un Proveedor Tecnológico

Debido al poco tiempo y a la poca información disponible sobre el proceso de facturación electrónica, muchas empresas prefieren no correr riesgos y contratar un Proveedor Tecnológico, así les signifique un mayor costo a largo plazo en muchos casos y un sacrificio para los procesos de la empresa, que deben adaptarse a los requerimientos de estos proveedores.
Si usted decide usar un Proveedor Tecnológico, le invitamos a leer nuestra Guía para elegir un Proveedor Tecnológico
Sin embargo, hay una alternativa explícita en el decreto 2242 de 2015, artículo 10 parágrafo 1, que abre la puerta a que las empresas desarrollen sus propias soluciones, las subcontraten o las compren ya desarrolladas. Dice textualmente:
Los obligados a facturar electrónicamente que facturen y los proveedores tecnológicos definidos en el presente Decreto podrán, para este efecto, adquirir soluciones tecnológicas o desarrollarlas; las mismas deberán cumplir, en todo caso, las condiciones técnicas y tecnológicas que fije la DIAN y en la forma  que la Entidad establezca.
Es comprensible que lo extenso y complejo de las especificaciones requeridas por la DIAN muchos teman embarcarse en adquirir o desarrollar una solución que entregue las facturas electrónicas directamente a la DIAN. No obstante, queremos mostrar aquí los tres pasos (no triviales) que tomaría hacerlo.

1. Adquirir un Certificado de Firma Digital

Toda factura electrónica debe ir firmada digitalmente por la empresa que la emite (por el proveedor tecnológico, cuando se contrata uno). Esto se hace mediante un certificado de firma digital que se adquiere con alguno de los proveedores autorizados en Colombia. Este certificado es diferente del que se usa para firmar las declaraciones en el actual sistema Muisca de la DIAN.
La empresa debe comenzar entonces por adquirir uno de estos certificados, que actualmente cuestan alrededor de $700.000, aunque la DIAN espera que bajen de precio al aumentar su demanda.

2. Habilitar el software de Facturación

En este punto la empresa tiene dos posibilidades: una es que su software de facturación actual tenga la funcionalidad de generación y envío de la factura electrónica, la otra es que tenga que construirla si no la tiene.

2.1. Sistemas de facturación preparados para facturar electrónicamente

Es posible que la empresa cuente con la fortuna de tener un sistema de facturación que ya tenga incluida la capacidad de facturar electrónicamente. Actualmente son pocos en Colombia, pero se espera que cada vez más casas productoras lo hagan.
En este caso, bastará con configurar el software para que use el certificado de firma digital de la empresa, junto con las demás configuraciones que el fabricante requiera.

2.2. Construir o adquirir una solución de facturación electrónica

Si el software de la empresa no ha sido actualizado por su fabricante para facturar electrónicamente, o si la empresa tiene un desarrollo a la medida, va a necesitar construir una integración o adquirir una solución ya desarrollada que tome las facturas desde su actual sistema y las entregue a la DIAN.
Este camino, si bien no es imposible de abordar, si es el que requiere mayor esfuerzo, y el que ha causado la mala fama de la factura electrónica. Recorrerlo requiere ampliar los conocimientos sobre documentos electrónicos en XML, el estándar de comercio electrónico UBL, criptografía y firmas digitales, e intercambio de datos mediante servicios web, todo esto antes de abordar las especificaciones técnicas que entrega la DIAN.
Adicionalmente, deberá desarrollarse la funcionalidad para generar la representación gráfica de la factura en PDF, con el código QR y el CUFE. Muchas veces es tan fácil como adaptar la funcionalidad actual de impresión, otras veces va a requerir desarrollarla por completo desde cero.
Otra opción es conseguir una empresa que venda la solución de firma y entrega de la factura a la DIAN, y desarrollar solo la parte de integración con su actual sistema de facturación (eso es precisamente lo que ofrecemos en Creativos Digitales).

3. Validar el software de Facturación ante la DIAN

Una vez tenga construida e instalada su solución de facturación electrónica, para que la DIAN lo acepte como facturador electrónico, deberá pasar una serie de pruebas técnicas para garantizar que el software este entregando los documentos en el formato correcto, de la manera correcta y firmados correctamente.
Este proceso se inicia en el sistema Muisca de la DIAN, y requerirá de paciencia y constancia por parte del equipo técnico para corregir los errores que la DIAN reporte, hasta que logren enviar exitosamente por lo menos un ejemplar de cada unos de los tres tipos de documentos electrónicos (Factura, Nota Débito y Crédito).
Dependiendo de cuanto software debe desarrollarse y del tamaño y complejidad de su empresa, este camino puede tomar entre una semana (si el software de facturación ya está listo), a unos seis meses (si se debe desarrollar la integración y la representación gráfica), así que téngalo en cuenta para el cumplimiento de los plazos legales.
Y sobre todo tenga en cuenta que cada empresa es un caso diferente, así los fabricantes de software quieran vender soluciones iguales para todos.
En Creativos Digitales estaremos gustosos de asesorarle para que su empresa implemente una solución que se adapte a ella, y no al revés.
Contáctenos en el (4) 322 1730 y reciba una asesoría inicial sin costo.

La guía para elegir un Proveedor Tecnológico que no está escrita por un Proveedor Tecnológico

Con más de 50 Proveedores Tecnológicos de Facturación Electrónica ofreciendo sus servicios, se puede ver que cada vez la factura electrónica tiene más acogida, pero se hace más difícil escoger uno objetivamente.

Por la premura de tiempo no se puede pedir una cotización a cada uno de ellos y es fácil caer en la tentación de elegir el nombre que más familiar nos parezca, sin embargo, esa decisión apresurada puede resultar cara con el tiempo y difícil de echar atrás.

Hasta ahora toda la información disponible para elegir un Proveedor Tecnológico de Factura Electrónica proviene de los mismos proveedores tecnológicos, así que podemos esperar que ellos mismos no divulguen aquellas cosas que les puedan significar perder el cliente.

Luego de acompañar a varios de nuestros clientes en la selección de su estrategia para implementar la facturación electrónica, hemos acumulado lecciones valiosas que pueden evitarle dolores de cabeza a su empresa.

¿Qué debo evaluar del Proveedor Tecnológico?

En principio todos los PT son iguales: tienen que cumplir lo legal para que la DIAN les de su certificación y deben tener ISO 27001, o sea que todos van a tener seguridad y protección contra fallos.

Lo que realmente los diferencia y puede afectar a su empresa, para bien o para mal, son factores como los siguientes:

1. Que opciones de integración ofrecen

En primer lugar es importantísimo averiguar por los sistemas de facturación con los que tienen compatibilidad ya lista y que el sistema que actualmente usa su empresa esté en esa lista.

Si su empresa tiene un desarrollo propio de facturación y debe desarrollar una integración, averigüe si aceptan varios formatos diferentes de archivo con la información de las facturas, especialmente si aceptan DIAN-UBL (muy importante para no quedar atado al PT y poderse cambiar en un futuro) y si entregan algún software de integración con su solución.

2. La posibilidad de personalización

No todas las empresas son iguales, y si su empresa es mejor que la competencia, seguramente lo es por ser diferente de las demás, especialmente en su proceso de facturación.

Seguramente la funcionalidad que entrega el PT no se acomoda 100% a sus necesidades, así que averigüe que tanto cobran por hacer cada formato personalizado para el cliente, que tan fácil es hacerle modificaciones más adelante o si permiten que el mismo cliente las haga.

3. Soporte de otras funcionalidades además de lo exigido por la DIAN

Facturar electrónicamente es solo el comienzo del comercio electrónico, y para que su PT no se quede corto en un futuro, averigüe desde ya si le permite adjuntar archivos adjuntos adicionales, así como enviar y recibir cotizaciones, pedidos, ordenes de compra, notificaciones de pago, y otros documentos.

4. Capacidades de recepción de documentos electrónicos

Tenga en cuenta que algunos proveedores cobran adicional por las facturas recibidas, además de las enviadas. Verifique que tengan la funcionalidad para aprobar o rechazar las facturas recibidas y si se pueden exportar los datos de las facturas recibidas y exportan datos para realizar la contabilización.

5. Precio

Por último, todos los precios que ofrecen hoy en día los PT son solo especulación, solo con los años, las condiciones del mercado y la estructura de costos de los PT, llevarán a precios realistas.

Así que para comenzar, siempre asegúrese de tener varias propuestas económicas y que estas sean comparables entre sí en cuanto a precios de implementación y operación.

Y muy importante que también tenga en cuenta el costo que va a tener el desarrollo de la integración, pues que el PT espera que vaya por cuenta de su empresa, bien sea con personal interno o contratando a una empresa experta en Integración

¿Quienes son los proveedores de firma digital aceptados por la DIAN?

Para aquellas empresas que opten por emitir directamente sus facturas electrónicas, sin usar un proveedor tecnológico, deberán adquirir un certificado de firma digital de una entidad registrada ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, que son las únicas firmas aceptadas por la DIAN.

El costo de estos certificados es de unos $700.000, variando levemente de una entidad a otra.

A continuación la lista de estas entidades acreditadas:

Razón social Dirección Ciudad Teléfono – Fax Web Correo electrónic
CITISEG SAS Cra. 13 A No 29-26  Local 142 Bogotá D.C. 2441929 Ext 1006 Fax 3837295 www.citiseg.com rodrigo.caro@citiseg.com;info@citiseg.com
CERTICÁMARA S. A. Carrera 7 No. 26 – 20 Pisos 18 y 19 Edificio Seguros Tequendama Bogotá D.C. 790300 – 7442727 www.certicamara.com hector.garcia@certicamara.com; servicioalcliente@certicamara.com
ANDES SERVICIO DE CERTIFICACION DIGITAL S. A Carrera 27 No 86–43 Bogotá D.C. 7456884 3503189939 www.andesscd.com.co ventas@andesscd.com.co
GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A. Carrera 82 No 46 A – 93 Local 1 Bogotá D.C. 7051888 www.gse.com.co info@gse.com.co; hector.garcia@gse.com.co
EDICOM Calle 26 No 59-51 Oficina 308 Torre 3 Bogotá D.C. 7953970 – 3005785000 www.edicomgroup.com jjulio@edicomgroup.com

¿Quienes son los Proveedores de Factura Electrónica en Colombia?

Lista Actualizada al 04/05/2018 y tomada del sitio de la DIAN: https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/FactureElectronicamente/Paginas/proveedortecnologico.aspx

Si usted es uno de los proveedores tecnológicos y desea hacer correcciones sobre la información aquí publicada, por favor háganoslo saber dejando un comentario al final del artículo. Gustosos estaremos haciendo el cambio.

# PROVEEDOR SITIO WEB TELEFONO CIUDAD
1 ACEPTA S A S  (1)3137800 Bogotá
2 ATEB COLOMBIA S.A.S www.ateb.com.co (1)3002859 Bogotá
3 BIT CONSULTING S.A.S www.bitconsulting.co ( 1) 744 1515 Bogotá
4 BYTHEWAVE S.A.S www.bythewave.co/web/ (4) 322 29 24 Medellín
5 CADENA S.A www.cadena.com.co (4)3786666 Bogotá , Medellín, Cali
6 CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S www.carvajaltys.com (1)294 0850 Bogotá, Medellín, Bucaramang, Manizales, Cali, Barranquilla, Pereira
7 COMERCIO ELECTRONICO EN INTERNET S.A CENET S.A www.cenet.co (1)7441111 Bogotá
8 COMPUNET S.A www.grupocnet.com.co (2) 486 84 84 Cali
9 COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S www.computec.com (1)5979500 Bogotá
10 DATA EXPRESS LATINOAMERICA S.A.S. delatam.co  (1) 2 950 100 Bogotá
11 DBNET COLOMBIA SAS dbnetcorp.com.co (1) 3473191 Bogotá
12 DELCOP COLOMBIA S.A .S www.xcol.co (1)4251180 Bogotá
13 DISPAPELES S.A.S www.facturacionelectronicadispapeles.com  (1)643 9000 Bogotá
13 DISTRIBUIDORA DE PAPELES S.A.S – DISPAPELES www.dispapeles.com (4)6439000 Medellín
14 DOMINA ENTREGA TOTAL S.A.S www.domina.com.co (4)4302020 Medellín
15 EDICOM S.A S www.edicomgroup.com (1)7953970 Bogotá
16 EDX COLOMBIA S A S www.edx.org (1)4672002 Bogotá
17 EKOMERCIO ELECTRÓNICO SAS www.ekomercio.co  (1) 7439667 Bogotá
18 ESDINAMICO S.A.S www.esdinamico.com (1)7569641 Bogotá
19 ESTRUCTURAS GERENCIALES S.A.S EGESA www.egesacolombia.com (1)2496961 Bogotá
20 F Y M TECHNOLOGY S.A.S fymtech.com (1)498695 Bogotá
21 FACTURA1 S.A.S www.factura1.com.co (1) 8054601 Bogotá
22 FACTURE S.A.S www.facture.co  (5)6933271 Cartagena
23 FEBOS COLOMBIA S.A.S  (1)4321450 Bogotá
24 GURUSOFT S.A.S www.gurusoft.com.co (1) 703 2922 Bogotá
25 HERRAMIENTAS DE GESTION INFORMATICA S.A.S hgi.com.co (4) 444 45 84 Medellín
26 INDRA COLOMBIA LTDA www.indracompany.com/es/pais/colombia (1) 646 3600 Bogotá
27 INNAPSIS APPFLOW SAS www.innapsis.com.co (1) 381 49 90 Bogotá
28 JAIME TORRES C Y CIA S.A www.jaimetorres.net (1)235 4107 Bogotá
29 NOVA CORP S.A.S www.novacorp-plus.com (1)756230 Bogotá
30 OLIMPIA MANAGEMENT S A www.olimpiait.com (1) 742 51 33 Bogotá
31 PAPERLESS S.A.S www.paperlessla.com (1) 4759786 Bogotá
32 PARADIGMA S.A.S www.paradigma.com.co (1)4865340 Bogotá
33 PLATAFORMA COLOMBIA S.A.S. plataforma.com.co  (2) 5244972 Cali
34 PRODUCTORA DE SOFTWARE S.A.S.  PSL www.psl.com.co (4) 3722022 Itagüí
35 PROFESIONALES EN TRANSACIONES ELECTRONICA S.A. PTESA www.ptesa.com  (1) 6420003 Bogotá
36 REDUNONET LTDA www.redunonet.com  (1)6012214 Bogotá
37 SAPHETY TRANSFORMACIONES ELECTRONICAS S.A.S www.saphety.com.co (1)5306719 Bogotá
38 SIGNATURE SOUTH CONSUSULTIN COLOMBIA S.A.S www.southconsulting.com (1)6672575 Bogotá
39 SIMBA SOFTWARE SAS (+57)3002688698 Bogotá
40 SISTEMA INTEGRADO MULTIPLE DE PAGOS ELECTRONICOS S.A. (1) 3432949 Bogotá
41 SISTEMAS DE INFORMACION EMPRESARIAL S.A www.siesa.com (2) 4865888 Cali
42 SOCIEDAD CAMERAL DE CERTIFICACION DIGITAL CERTICAMARA S.A www.certicamara.com (1)3790300 Bogotá
43 SOCIEDAD DE EXPLOTACION REDES ELECTRONICAS Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A S SERES S.A.S co.groupseres.com (1)19277350 Bogotá
44 SOFTWARE COLOMBIA SERVIVCIOS INFORMATICOS S.A.S software-colombia.com/index.php/2013-12-06-22-11-58/factura-electronica (1) 4576493 Bogotá
45 TELEINTE S.A.S www.teleinte.com/soluciones/facturacion-electronica/ (1) 610 2453 Bogotá
46 TERASYS S.A www.terasys.com.co (1)3400072 Pereira
47 THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S www.thefactoryhka.com  (1)3113063 Bogotá
48 TRANSFIRIENDO S.A www.transfiriendo.com/servicios/ifactura.html (1) 6910810 Bogotá
49 VSDC S.A.S www.numrot.com (4) 312 1370 Medellín
50 HMT SAS (1) 8572898 Bogotá
51 OASISCOM SAS www.oasiscom.com (1) 7463300 Bogotá